Program Perseus WM służy do kompleksowej obsługi wspólnot mieszkaniowych. Umożliwia gromadzenie danych o zasobach mieszkaniowych wspólnoty oraz informacji niezbędnych do naliczenia opłat właścicielom i wykonania rozliczeń mediów. Z drugiej strony ma możliwość rejestrowania kosztów związanych zarówno z zarządzaniem nieruchomością wspólną jak i kosztów usług komunalnych na rzecz właścicieli w rozbiciu na poszczególne lokale. Część księgowa umożliwia prowadzenie rozrachunków zarówno z właścicielami jak i dostawcami, monitorowanie stanu rozliczeń, generowanie wezwań do zapłaty, naliczanie odsetek, a ponadto prowadzenie pełnej księgowości.
Podstawową bazą danych do pracy z programem Perseus Wspólnoty jest baza danych zasobów mieszkaniowych wspólnoty. Wspólnota może składać sie z jedengo lub wielu budynków.W budynkach definiujemy lokale. Każdy lokal musi mieć przypisanego właściciela. Właściciel jest jednocześnie "kontrahentem" z którym prowadzimy rozrachunki (najczęściej z tytułu wpłat na fundusz remontowy oraz wpłat zaliczek na pokrycie kosztów ekspolatacji).
Każda wspólnota posiada swój sposób dokonywania rozliczeń z właścielami zgodny z uchawałmi podjętymi przez wspólnotę. Program Perseus Wspólnoty posiada możliwość uniwersalnego definowania sposobu rozliczeń z właścicielami. Co miesiąc dla każdego właściciela wystawiamy dokument obciążeniowy (notę, fakturę lub rachunek). Pozycje na dokumencie obciążeniowym nazywamy opłatami. Wartość każdej opłaty dla właściciela jest wyliczana na podstawie zmiennych danych. Takimi zmiennymi danymi mogą być np.: zużycie wody odczytane z liczników, udział w nieruchomśoci wspólnej, powierzchnia zajmowanego lokalu, ilość osób zameldowanych w lokalu itp.
Program nie określa z góry listy możliwych danych zmiennych. Poprzez mechanizm definiowania liczników, parametrów, cenników i formuł obliczeniowych użytkownik dowolnie tworzy wzory do wyliczenia wartości opłaty dla każdego lokalu.
Jeżeli na przykład obciążamy właściciela za wywóz śmieci w zależności od ilości osób zameldowanych w lokalu, to nasz wzór na wyliczenie wartości miesięcznej zaliczki na pokrycie kosztów wywozu śmieci będzie wyglądać następująco: cena_śmieci_na_osobę * ilość_osób _zamledowanych_w_lokalu.
Naliczenie wykonujemy raz na miesiąc dla wszystkich lokali. Dane z naliczenia przenosimy (automatem) do mudułu F/K. Informacje przenoszą się zarówno na konta związane z właścicielami - w celu prowadzenia rozrachunków, jak i na konta klasyfikacji pomocniczej związane z lokalami i rodzajami opłat.
Program umożliwia również rejestrację kosztów. Po zarejestrowaniu w programie dokumentu od dostawcy (np.z Miejskiego Przedsiebiorstwa Wodociagowego) mamy możliwość rozpisania kosztu na poszczególne lokale i rodzaje kosztów (operacja analogiczna do naliczania opłat, tylko inne strony konta). Rozpisanie ksztów odbywa się na podstawie zdefiniowanych wcześniej formuł obliczeniowych (w/g ogólnych zasad jak dla opłat). Dane z rozpisania kosztów przenosimy (automatem) do modułu F/K. Informacje przenoszą się zarówno na konta związane z dostawcą jak i na konta klasyfikacji pomocniczej związane z lokalami i rodzajami opłat (kosztów).
Dzięki temu w każdej chwili możemy z programu odczytać nie tylko stan rozliczeń z właścicielem (zadłużenie bądź nadpłatę), ale również możemy poznać rzeczywiste koszty związane z danym lokalem czy budynkiem. Tak gromadzone dane pomogą nam również w zdefiniowanu i rozliczeniu rocznego planu gospodarczego wspólnoty.
Ponadto program Perseus Wspólnoty posiada wbudowamy moduł F/K ze wszystkimi funkcjami umożliwiającymi prowadzenie pełnej ksiegowości, monitorowaniem stanu należności i zobowiązań, możliwością generowania zestawień i kartotek kont, drukowania wezwań do zapłaty i sald na kontach właścicieli, raportów i deklaracji VAT, wystawiania faktur itp.

I. Rozpoczęcie pracy
1. Założyć księgę. Dla każdej wspólnoty zakładamy jedną księgę obejmującą jeden rok obrachunkowy.
2. Zdefiniować parametry modułu wspólnot ( menu: Obsługa->Administrtor Wspólnoty->Parametry modułu). Przy pierwszym wejściu proponujemy uruchomić funkcję Ustaw parametry domyślne.
3. Wprowadzić kontrahentów do FK. Wprowadzamy przede wszystkim właścicieli. Innych kontrahentów (np. dostawców) zakładamy podczas bieżącej pracy z programem. Dobrze jest rozróżnić symbole kontrahentów-właścicieli od symboli pozostałych kontrahentów. Np. można przyjąć zasadę tworzenia symbolu właściciela: litera "W" + symbol budynku + numer zajmowanego lokalu: np. WA01 - właściciel lokalu 01 w budynku A. Można również przyjąć jako symbole właścicieli nazwiska poprzedzone wyróżnionym symbolem - np "_" lub "x" - np. "xZielińska", "_Niedojrzały". Pamietać trzeba, że wszyscy właściciele lokali muszą mieć ustawiony typ kontrahenta Właściciel.
4. Wprowadzić plan kont. Konta rozrachunków z właścicielami muszą posiadać cechę R - konto rozrachunkowe. Przypisujemy im zdefiniowane wcześniej symbole kontrahentów (właścicieli). Konta kosztowe muszą posiadac cechę L - konto do klasyfikacji.
5. Wprowadzić plan kont klasyfikacji pomocniczej. Zalecana konstrukcja symbolu konta klasyfikacji pomoczniczej: symbol budynku+symbol lokalu+symbol opłaty (kosztu). Np. A01SMIECI - oznacza opłatę (koszt) za wywóz śmieci w lokalu 01 w budynku A. Konta dla budynków oraz lokali powiny być kontami zbiorczymi, na których nie księguje się danych. Księgowanie odbywa się na najniższym poziomie - czyli na poziomie rodzajów opłat (kosztów). Na etapie początkowym pracy z programem konieczne jest wprowadzenie kont klasyfikcji dla budynków i lokali. Konta dla rodzajów opłat założą się same podczas tworzenia pierwszy raz polecenia księgowania dla naliczeń. Przykładowy plan kont klasyfikacji pomocniczej możemy obejrzeć w danych demo w księdze 2007.
6. Wprowadzić definicje rejestrów (menu: Definicje)
a. jednostki miary
b. symbole w cenniku (pozycje cennika). Tutaj definiujemy pozycje, które mogą wystąpić w cenniku. Ceny poszczególnym pozycjom cennika przypisujemy w menu Definicje->Cenniki.
c. definicje liczników - podajemy tylko symbol i opis licznika, odczyty poszczególnych liczników wprowadzamy dla poszczególnych lokali lub budynków (menu: Zasoby->Budynki->Liczniki lub Zasoby->Budynki->Lokale->Liczniki)
d. definicje parametrów - podajemy tylko symbol i opis parametru, wartości poszczególnych parametrów wprowadzamy dla lokali lub budynków (menu: Zasoby->Budynki->Parametry lub Zasoby->Budynki->Lokale->Parametry)
e. definicje formuł obliczeniowych
f. definicje rodzajów kosztów/opłat
g. definicje opłat
h. definicje kosztów
i. definicje stałych dla kosztów i opłat
j. definicje rozliczeń mediów - do rozliczeń odczytów liczników wody, ciepła.
k. definicje sprawozdań rocznych (rozliczenie planu gospodarczego wspólnoty)
l. definicje bilansu i rachunku wyników wspólnoty.
m. definicje wzorów wydruków i wzorów przelewów.
Uwaga: na wstępnym etapie pracy z modułem wspólnot definiowanie wyglądu sprawozdań finansowych, bilansu i rachunku wyników wspólnoty nie jest niezbędne. Podobnie, jeśli nie posługujemy się odczytami liczników w celu rozliczenia mediów, definiowanie rozliczeń mediów jest zbędne.
7. Dodać cenniki i przypisać ceny poszczególnym pozycjom cennika (Definicje->Cenniki).
8. Wprowadzić wzorcowy budynek i lokale wzorcowe. Wzorcowe lokale będą służyły jako "matryca" do zakładania nowych lokali.
a. przypisać lokalom wzorcowym parametry, opłaty, liczniki.
Uwaga: korzytsanie z wzorcowego lokalu nie jest niezbędne.
9. Dodać nowe budynki (menu: Zasoby->Budynki->Operacje->Dodaj). W polu Klasyfikacja podajemy symbol uprzednio założonego konta klasyfikacji.
10. Dodawać wg wzorca (lub bez wzorca) lokale w budynkach (menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Operacje->Dodaj, Dodaj w/g wzorca, )
a. po wpisaniu danych podstawowych lokalu otworzy się następne okno z pytaniem o symbol lokalu-wzorca. Po podaniu symbolu lokalu-wzorca do nowo dodanego lokalu przepiszą się liczniki, parametry i opłaty z lokalu-wzorca
b. przypisać dodanym parametrom i licznikom odpowiednie wartości dla każdego lokalu (menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Liczniki, Zasoby->Budynki->Lokale->Parametry).
c. dodać właściciela do budynku (menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Właściciel->Dodaj) - podajemy symbol właściciela. Musi to być symbol wcześniej założonego kotrahenta (podpowiedź z rejestru kontrahentów po naciśnięciu klawisza F2)
d. można dodać lokal nie stosując wzorca - wtedy po dodaniu lokalu trzeba dodać opłaty, liczniki i parametry i przypisać im odpowiednie wartości.
11. Wykonać naliczenie opłat dla wybranego miesiąca i sprawdzić czy wyliczone wartości są prawidłowe (menu: Dokumenty->Opłaty->Naliczanie->Licz opłaty).
12. Wykonać polecenie ksiegowania dla naliczenia (menu: Dokumentyy->Opłaty->Polecenie księgowania). Powstanie dokument oczekujący na zaksięgowanie (Dokumenty->Dokumenty oczekujące). Po zaksięgowaniu dane dotyczące naliczeń pojawią się na kontach ksiegowych (na koncie sprzedaży i na koncie rozrachunków z właścicielami mieszkań).
13. Zarejestrować fakturę kosztową (menu: Dokumenty->Koszty->Rejestracja). Po wprowadzeniu danych dotyczących faktury należy uruchomić funkcję Opisz koszt, która umożliwia rozpisanie kosztów na poszczególne lokale według formuły obliczeniowej podanej w definicji kosztu.
14. Wykonać polecenie ksiegowania dla zaksięgowania kosztów (menu: Dokumenty->Koszty->Zobacz koszty->Dekret->Zrób). Powstanie dokument oczekujący na zaksięgowanie (Dokumenty->Dokumenty oczekujące). Po zaksięgowaniu dane dotyczące kosztów pojawią się na kontach ksiegowych (na koncie kosztów i na koncie rozrachunków z dostawcą).

II. Bieżąca praca z modułem
1. Co miesiąc naliczanie opłat właścicielom (naliczenie + polecenie księgowania + zaksiegowanie powstałego dokumnetu oczekującego)
2. Ewentualna zmiana cen w cennikach i wysłanie powiadomienia do właścicieli o zmianie cen i aktualnym naliczeniu (menu: Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Korespondencja seryjna->Naliczenia opłat).
3. Bieżąca rejestracja wpłat od właścicieli (wyciągi bankowe) - w części F/K (menu: Dokumenty->Wprowadzanie).
4. Bieżąca rejestracja faktur kosztowych i rozpisywanie kosztów na poszczególne lokale (menu: Dokumenty->Koszty->Rejestracja).
5. Monitorowanie stanu rozrachunków, ewentualne wysyłanie wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald (menu: Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Korespondencja seryjna->Potwierdzenia sald, Wezwanie do zapłaty, Informacja o nadpłacie).

Opis funkcji

Budynki
Funkcja służy do wprowadzania podstawawych danych definiujących struktury budynków oraz lokali wystepujacych we wspólnocie. Jest to podstawowa funkcja w programie wspólnotowym. Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Budynki.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych budynków.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje:
        - dodaj
        - zmień
        - usuń
- Znajdź:
        - właściciela
        - budynek
        - następny budynek
        - filtr
- Lokale
- Parametry
- Liczniki
- Widok
- Drukuj:
        - Budynki
        - Z parametrami
        - Z licznikami
        - Odczyty liczników.
        - Listy
            - Obecności
            - Potwierdzeń
            - Głosowania
- Odczyty:
        - Wprowadź odczyty liczników
        - Pokaż odczyty liczników

Okienko z danymi budynków
Kolumny:
W okienku wyświetlają się dane dotyczące budynków. Nad listą budynków wyświetlana jest linia nagłówkowa w kolorze żółtym. Linia ta zawiera nazwy poszczególnych kolumn wyświetlanych na ekranie. Dla każdego budynku wyświetlają się kolumny: symbol budynku, nazwa budynku i adres budynku. Jeśli chcemy zmienić zakres wyświetlanych danych należy kliknąć lewym klawiszem myszki w szary kwadrat znajdujący się z lewej strony w pierwszej kolumnie żółtej nagłówkowej linii: uruchomi sie mechanizm definiowania kolumn.
Kolejność wyświetlania
Rekordy z budynkami są wyświetlane w określonej kolejności. Kolejność wyświetlania danych możemy zmienić klikając lewym klawiszem myszki w nazwy pól w prawym górnym rogu okienka, w linii Kolejność. Jeżeli klikniemy w nazwę Symbol, budynki wyświetlą się według symbolu budynku (ustawienie domyślne), jeśli klikniemy w pole Nazwa, budynki wyświetlą się w kolejności według nazw budynków.
Kolejność wyświetlania danych na ekranie możemy również zmienić klikając lewym klawiszem myszy w nazwy poszczególnych kolumn w żółtej linii nagłówkowej. Po kilknięciu w nazwę kolumny, po jej lewej stronie pojawia się kwadrat sygnalizujący, że dane w okienku są wyświetlane według tej właśnie kolumny. Uwaga: jeśli skorzystamy z takiego sposobu zmiany kolejności wyświetlania danych, nie działa opisane poniżej szybkie wyszukiwanie budynków.
Szybkie wyszukiwanie budynków
Możliwe jest szybkie wyszukanie rekordu z budynkiem (przydatne gdy lista budynków jest długa). Możemy wpisać z klawiatury początkowe znaki pola - klucza, według którego są wyświetlane budynki i program odszuka nam pierwszy rekord, którego początkowe znaki są identyczne z wprowadzonymi z klawiatury. Na przykład: jeśli kolejność jest ustawiona według symboli, to po wpisaniu z klawiatury znaku a, program ustawi się na pierwszym budynku, którego symbol zaczyna się od litery a lub A. Jeśli kolejność jest ustawiona według nazw, to po wpisaniu z klawiatury ciagu znaków bo, program ustawi się na pierwszym budynku, którego nazwa zaczyna się od bo lub Bo.

Operacje: dodaj, zmień, usuń
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji budynku:
- Symbol budynku - skrócona nazwa budynku, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do budynku.
- Klasyfikacja - pierwsza część symbolu konta do klasyfikacji określająca budynek. Każdy budynek ma swój własny symbol konta do klasyfikacji. Klasyfikacja dla lokalu powinna mieć w planie klasyfikacji zaznaczoną cechę "Klasyfikacja zbiorcza".
- Nazwa - dodatkowe dane opisowe budynku.
- Adres:
- Kod, miasto
- Ulica, numer domu
- przycisk Klasyfikacja - umożliwia dodawanie nowych klasyfikacji podczas dodawania budynku.
- Cennik - symbol cennika przypisanego do budynku. Wypełnianie tego pola jest opcjonalne. Należy podać symbol cennika używanego podczas wykonywania naliczeń dla tego budynku. Jeśli podczas naliczania opłat wybierzemy opcję Cenniki z budynków, program zamiast użyje dla poszczególnych budynków osobnych cenników. Sposób definiowania cenników dla wielu budynków opisano w Cenniki dla budynków.

Znajdź: budynek, następny budynek, filtr
Zestaw funkcji do wyszukiwania budynków. Funkcje umożliwiają odszukanie budynku o określonym symbolu, nazwie lub ulicy. Warunki na wyszukanie budynku wpisujemy w okienku, które pojawia sie po uruchomieniu funkcji Znajdź budynek. Funkcja Znajdź następny wyszukuje kolejne wystąpienie budynku spełniającego warunki wpisane w pierwszym okienku. Funkcja Filtr ogranicza dane wyświetlane w okienku tylko do tych budynków, które spełniają warunek wpisany w okienku pojawiającym się po uruchomnieniuy funkcji Filtr.

Znajdź właściciela:
Funkcja służy do wyszukiwania wszystkich lokali dla wybranego właściciela. Funkcję uruchamiamy z menu: Zasoby->Budynki->Znajdź->Właściciela lub używając kombinacji klawiszy: Ctrl +W. Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzenia Warunku na szukanie właściciela. Dostępne są trzy pola, wypełniamy jedno z nich.
- podaj pełny symbol właściciela - tutaj wpisujemy pełny symbol właściciela lokalu (jeśli symbol ten znamy). Pod klawiszem F2 podpowiedź: wyświetla się rejestr kontrahnetów. Uwaga: po wyświetleniu rejestru kontrahentów możemy wyszukiwać właściciela lub zakładać filtr na rejestr za pomocą funkcji Znajdź.
- podaj część symbolu właściciela - tutaj możemy wpisać część symbolu właściciela. Jeśli nie znamy całego symbolu, wpisujemy np. ciąg znaków 01001 i program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których symbolu zawarty jest ciąg znaków 01001. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
- podaj imię/nazwisko - tutaj wpisujemy część lub całość nazwiska/imienia właściciela. Program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których nazwie zawarty jest wpisany ciąg znaków. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
W dolnej części okienka mamy możliwość wyboru:
Uwzględniać historię lokali: Nie/Tak.
Jeśli wybierzemy uwzględnianie historii lokali, to program po przeszukaniu rejestru aktualnych właścicieli lokali przejdzie do przeszukiwania rejestru z poprzednimi (historycznymi) właścicielami lokali.
Po wybraniu symbolu właściciela program wyszukuje budynek i lokal dla tego właściciela i wyświetla listę wszystkich lokali w budyku: rekordem bieżącym jest rekord lokalu wybranego właściciela. Jeśli wybrany właściciel posiada więcej niż jeden lokal, to po wyświetleniu danych dla jednego lokalu następuje pytanie:
Wyświetlić następny lokal? Tak/Nie.
Użytkownik decyduje czy chce kontynuować wyświetlanie danych dla kolejnego lokalu właściciela. Jeśli zaznaczono uwzględnianie historii lokali, to po wyświetleniu wszystkich lokali przypisanych aktualnie do właściciela, program przechodzi do poszukiwania wlaściciela w danych historycznych dla lokali. Jeśli znajdzie dane w historii właścicieli lokali, to wyświetla listę wszystkich wszystkich lokali: rekordem bieżącym jest rekord lokalu, w którym właścicielem historycznym jest wybrany właściciel. Żeby obejrzeć dane szczegółowe trzeba uruchomić funkcję Właściciel->Historia.

Lokale
Funkcja służy do wprowadzania danych lokali w budynkach. Patrz szczegółowy opis poniżej: Lokale .

Parametry
Funkcja służy do wprowadzenia parametrów opisujących budynek oraz przypisania im odpowienich wartości. Jest uruchamiana z menu: Wspólnoty->Budynki->Parametry.

Liczniki
Funkcja służy do wprowadzenia liczników dla budynku. Szczegółowy opis zasad posługiwania się licznikami znajduje się w dalszej części podręcznika - patrz opis funkcji Liczniki. Jest uruchamiana z menu: Wspólnoty->Budynki->Liczniki.

Widok
Funkcja służy do wybrania sposobu prezentowania danych o lokalach wyświetlanych po uruchomieniu funkcji Lokale. Program udostępnia dwa sposoby wyświetlania danych o lokalach: jednookienkowe oraz wielookienkowe. W prostszym, jednookienkowym wariancie informacje o lokalach wyświetlane są w jednym okienku. W kolejnych liniach tego okienka pojawiają się dla każdego lokalu następujące informacje: symbol lokalu, nazwa lokalu i numer lokalu (z adresu). W wariancie dwuokienkowym ekran z danymi o lokalach podzielony jest na dwa okienka: w górnym okienku wyświetlane są informacje podstawowoe o lokalach (takie jak dla wariantu jednookienkowego), a w dolnym oknie wyświetlane są informacje szczegółowe związane z lokalem podświetlonym w górnym okienku. W zależności od wyboru widoku, w dolnym okienku wyświetlane są: właściciel, parametry, opłaty lub liczniki dla lokalu. W wariancie trzyokienkowym ekran z danymi o lokalach podzielony jest na trzy okienka: w górnym okienku wyświetlane są informacje podstawowoe o lokalach (takie jak dla wariantu jednookienkowego), w środkowym oknie wyświetlane są informacje szczegółowe związane z lokalem podświetlonym w górnym okienku, zaś w dolnym oknie wyświetlane są dane szczegółowe związane z rekordem podświetlonym w środkowym okienku. W zależności od wyboru widoku, gdy w środkowym okienku wyświetlany jest właściciel loklau, w dolnym właściciele historyczni; gdy w środkowym okienku wyświetlane są parametry, to w dolnym okienku wyświetlana jest historia wybranego parametru; gdy środkowym okienku wyświetlane są liczniki, to w dolnym okienku pojawiają sie odczyty tych liczników.
Sposób wyświetlania danych o lokalach jest związany z osoba zalogowaną do pracy w PerseusWM. Standardowym (domyślnym) sposobem wyświetlania informacji o lokalach jest wariant jednookienkowy.

Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawia się okienko do wyboru widoku dla lokali. Mamy do wyboru następujące możliwości:
- Tylko lokale: wariant jednookienkowy. Tryb domyślny.
- Lokale + parametry: wariant dwuokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w dolnym okienku informacje o wartościach parametrów dla lokali.
- Lokale + parametry + historia: wariant trzyokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w środkowym informacje o wartościach parametrów dla lokali, a w dolnym informacje o wartościach historycznych parametru ze środkowego okienka..
- Lokale + właściciele: wariant dwuokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w dolnym okienku informacje o właścicielach dla lokali.
- Lokale + właściciele + historia: wariant trzyokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w środkowym informacje o właścicielach dla lokali, a w dolnym informacje o właścicielach historycznych.
- Lokale + opłaty: wariant dwuokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w dolnym okienku informacje o opłatach przypisanych do lokali.
- Lokale + liczniki: wariant dwuokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w dolnym okienku informacje o licznikach przypisanych do lokali.
- Lokale + liczniki + odczyty: wariant trzyokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w środkowym okienku informacje o licznikach przypisanych do lokali, a w dolnym informacje o odczytach liczników ze środkowego okienka.

Drukuj
Funkcja umożliwia wykonanie podstawowych wydruków dla budynków zdefiniowanych we wspólnocie. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Drukuj.
Drukuj budynki
Wydruk umożliwia wydrukowanie podsatwowych danych dotyczących lokali w budynkach. Użytkownik może wybrać zakres budynków do wydruku: według przedziału symboli budynków (podpwiedź symbolu budynku przez naciśnięcie klawisza F2) lub według warunku. Użytkownik może również wybrać zakres informacji prezentowanych na wydruku. Po naciśnięciu klawisza Kolumny pojawia się okienko do definiowania układu kolumn dla wydruku. Definiowanie układu kolumn polega na wskazaniu pól (informacji), które maja sie pojawic na wydruku. Można zdefiniować kilka różnych układów kolumn dla jednego wydruku. Do wyboru mamy: dane opisowe budynku, dane szczegółowe lokalu, dane szczegółowe właściciela lokalu.
Drukuj budynki z parametrami
Wydruk działa podobnie jak Drukuj budynki ale dodatkowo można dodać do układu kolumn informacje dotyczące parametrów. Na liście pól do wyboru pojawiają się symbole parametrów. Jeśli do układu kolumn wybierzemy jakiś parametr, to na wydruku w odpowiedniej kolmnie pojawi się wartość tego parametru dla lokalu.
Drukuj budynki z licznikami
Wydruk działa podobnie jak Drukuj budynki ale dodatkowo można dodać do układu kolumn informacje dotyczące liczników. Na liście pól do wyboru pojawiają się symbole liczników. Jeśli do układu kolumn wybierzemy jakiś licznik, to na wydruku w odpowiedniej kolmnie pojawi się wartość zużycia średniego dla tego licznika dla lokalu.
Drukuj odczyty liczników
Wydruk umożłiwia wydrukowanie odczytów liczników zdefiniowanych dla budynków oraz wydruk odczytów liczników zdefiniowanych dla lokali. Jest wywoływany z menu: Wspólnoty->Budynki->Drukuj->Odczyty liczników.
Zasady podawania parametrów wykonania wydruku:
- Zakres budynków
        - od: (symbol budynku) do: (symbol budynku); klawisz F2 - podpowiedź
        - gdy zakres pusty = wszytkie budynki
        - jeśli nie podano dolnego zakresu budynków - bierze pierwszy rekord z rejestru budynków
        - jeśli nie podano górnego zakresu budynków - bierze ostatni rekord z rejestru budynków
- Zakres lokali
        - od: (symbol lokalu) do: (symbol lokalu); klawisz F2 - podpowiedź
        - gdy zakres pusty = wszytkie lokale w każdym budynku
        - jeśli nie podano dolnego zakresu lokali - bierze pierwszy rekord z rejestru lokali dla każdego budynku
        - jeśli nie podano górnego zakresu lokali - bierze ostatni rekord z rejestru lokali dla każdego budynku
        - nie ma możliwości podania zakresu lokali dla każdego budynku osobno. Podany zakres obowiązuje dla wszystkich budynków.
- Zakres miesięcy
        - od: (symbol miesiąca) do: (symbol miesiąca); klawisz F2 - podpowiedź
        - gdy zakres pusty = odczyty z wszytskich miesięcy dla każdego licznika
        - jeśli nie podano dolnego zakresu miesięcy - bierze miesiąc "BO"
        - jeśli nie podano górnego zakresu miesięcy - bierze miesiąc "Grudzień"
- Wybierz liczniki
        - wybór liczników do drukowania przez zaznaczenie
        - nie ma możliwości podania zakresu licznków osobno dla każdego lokalu lub budynku. Podany zakres obowiązuje dla wszytkich budynków i lokali.
- Grupowanie w budynku
        - opcja działa tylko w wydruku liczników dla lokali
        - umożliwia wybór sposobu grupowania danych w obrębie budynku
- Wersja z podsumowaniami liczników w budynkach
        - opcja działa tylko w wydruku liczników dla lokali
       - umożliwia drukowanie podsumowań odczytów liczników w obrębie jednego budynku.
- Wersja kolumnowa liczników dla lokali
       - umożliwia drukowanie odczytów liczników w jednej tabeli, bez rozdzielania informacji dotyczącej poszczególnych lokali
        - każdy odczyt licznika jest drukowany w oddzielnej linii.
        - poszczególne kolumny wyrduku zawierają: symbol budynku, numer i nazwę lokalu, miesiąc odczytu, datę odczytu, rodzaj odczytu, odczyt poprzedni, odczyt bieżący, zużycie oraz status odczytu.
- Wersja tylko pierwszy i ostatni odczyt licznika
       - umożliwia drukowanie danych o odczytach liczników w wersji skróconej
        - dla jednego licznika jest drukowana tylko jedna linia.
        - poszczególne kolumny wyrduku zawierają: nazwę lokalu (gdy wydruk według liczników) lub nazwę licznika (gdy wydruk według lokali), pierwszy w roku odczyt licznika (data + stan) oraz ostatni w roku odczyt licznika (data + stan)
         - pierwszy odczyt licznika to odczyt dla miesiąca "BO" (Bilans otwarcia). Ostatni odczyt licznika to odczyt z miesiąca o najwyższym numerze - np. jeżeli ostatnim wprowadzonym odczytem jest odczyt z miesiąca listopada to wówczas przyjmuje się miesiąc listopad, jeśli z grudnia - miesiąc grudzień.

Sposób wykonania wydruku:
1. Wydruk liczników zdefiniowanych dla budynków:
- zakres budynku: według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres lokali - ignorowany
- zakres miesięcy: według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres liczników - wybrany funkcją "Wybierz liczniki"
- opcja "grupowanie w budynku" - ignorowana
- opcja "wersja z podsumowaniami liczników w budynkach" - ignorowana
Dla każdego budynku z podanego zakresu budynków poszukuje liczników z podanego zakresu liczników. Dla każdego odnalezionego licznika drukuje wszystkie odczyty z podanego zakresu miesięcy.
Podsumowania :
- Zużycie dla każdego licznika w budynku.
2. Wydruk liczników zdefiniowanych dla lokali:
- zakres budynku: według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres lokali - według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres miesięcy: według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres liczników - wybrany funkcją "Wybierz liczniki"
- opcja "grupowanie w budynku" - określa sposób grupowania danych w obrębie jedengo budynku:
- wg lokali: drukuje wszystkie liczniki dla danego lokalu w budynku i przechodzi do kolejnego lokalu
- wg liczników - drukuje wszystkie lokale dla danego typu licznika w budynku i porzechodzi do kolejnego licznika z listy wybranej funkcją Wybierz liczniki
- opcja "wersja z podsumowaniami liczników w budynkach" - jeśli jest zaznaczona drukuje podsumowania dla każdego typu licznika w budynku.
Dla każdego budynku z podanego zakresu budynków:
- wybiera lokale wg podanego zakresu lokali
- dla każdego lokalu z zakresu lokali poszukuje symboli liczników z zakresu liczników
- dla każdego znalezionego licznika drukuje wszystkie odczyty z podanego zakresu miesiecy.
Podsumowania :
- Zużycie dla każdego licznika w lokalu
- Zużycie dla każdego symbolu licznika w obrębie budynku - jeśli zaznaczona opcja.

Drukuj listy
Funkcja menu umożłiwiająca wydrukowanie list lokatorów (właścicieli) w różnych układach. Jest wywoływana z menu: Wspólnoty->Budynki->Drukuj->Listy.
Dostępne są trzy wzorce wydruków list:
- wydruk listy obecności
- wydruk listy z potwierdzeniami
- wydruk listy do głosowania
- wydruk listy z dotacjami (dopłatami) przyznanymi lokatorom

Listy zawierają dane lokali i ich właścicieli. Listy: do głosowania oraz obecności zawierają na wydruku informację o wartości udziału właściciela we wspólnocie. Dlatego do wykonania tych wydruków niezbędne jest podanie symbolu parametru, który określa udział właściciela we wspólnocie. Podczas wprowadzania symbolu parametru możemy skorzystać z podpowiedzi (klawisz F2).
Możemy również określić nagłówki drukowanych list. Na wydruku zdefiniowane linie drukują się w następujący sposób: linia1 i linia2 jako pierwsza linia nagłówka wydruku oraz linia3 i linia4 jako druga linia nagłówka wydruku.
Możemy również ograniczyć zakres lokali umieszczanych na wydruku. Uwaga: zakres dotyczy zawsze wszystkich lokali we wszystkich budynkach wspólnoty.
Wydruki list do głosowania oraz list obecności zawierają zawsze przynajmniej dwie linie z podsumowaniem:
- "Lokale wykupione według aktów notarialnych" - suma udziałów lokali wykupionych aktami notarialnymi, które pojawiły się na wydruku.
- "Razem nieruchmość" - suma wszystkich udziałów, które pojawiły sie na wydruku.
Dodatkowo może pojawić się linia dotycząca "właściciela zbiorczego". Ma to zastosowanie wtedy, kiedy nie wszystkie lokale we wspólnocie są wykupione i właścicielem zbiorczym części lokali jest na przykład gmina. Aby takiego właściciela zbiorczego wyróżnić na wydruku możemy w definicji wydruku podać symbol jego lokalu oraz opis, jaki ma się pojawić na wydruku. Wówczas dane dotyczące właściciela zbiorczego pojawią się tylko w dodatkowej, trzeciej linii podsumowania. Jeżeli nie podamy symbolu lokalu właściciela zbiorczego, to wówczas wszystkie lokale traktowane są tak samo, a trzecia linia podsumownia nie pojawia się.

Odczyty

Grupa funkcji do szybkiego wprowadzania/oglądania odczytów liczników wielu lokali jednocześnie.

Wprowadź odczyty liczników
Funkcja umożliwia zbiorcze wprowadzenie odczytów dla wielu liczników w budynku. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Odczyty->Wprowadź odczyty liczników.
Program umożliwia również wprowadzanie odczytów dla każdego lokalu i każdego licznika osobno (patrz opis Odczyty). Opisywana funkcja umożliwia wprowadzenie odczytów dla całego zakresu wybranych lokali w budynku, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Jednorazowo dla każdego lokalu możemy wpisać odczyty z jednego dnia dla maksymalnie 4 różnych liczników.
Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawia się okienko do wprowadzenia danych początkowych.
Znaczenie poszczególnych pól w okienku:
- data odczytu - data, z którą zostaną dodane wszystkie wpisane odczyty
- miesiąc odczytu - miesiąc, w jakim zostaną dodane wszystkie wpisane odczyty. Można również użyć miesiąca BO.
- nadpisywać odczyty w miesiącu - opcja do zaznaczenia. Jeżeli opcja nie jest zaznaczona - nie można nadpisać (poprawić) wprowadzonego wcześniej odczytu. Jeżeli zaznaczymy opcję (klikając myszką w napis nadpisywać odczyty w miesiącu ), to po znalezieniu dla licznika odczytu z podanego miesiąca, program nadpisze dotychczasową wartość odczytu wartością podaną przez użytkownika.
- przycisk Wybierz lokale - po naciśnięciu otwiera się okienko do wyboru lokali, w których bedziemy dodawać odczyty liczników. Zasady wybierania budynków i lokali do wykonania operacji zbiorczych opisano w Zasady wybierania budynków i lokali dla operacji zbiorczych
- przycisk Wybierz liczniki do odczytów - po naciśnięciu pojawia się okienko z listą wszystkich zdefiniowanych w systemie liczników (definiowanie liczników - patrz opis Definicje liczników). Żeby wybrać licznik, należy kliknąć myszką w linię zawierającą nazwę wybieranego licznika. Po lewej stronie symbolu licznika pojawi się "ptaszek". Możemy wybrać maksymalnie 4 liczniki. Akceptacja listy wybranych liczników - poprzez naciśnięcie klawisza Wybór.
Po zaakceptowaniu wpisanych danych klawiszem Dalej, na na ekranie pojawia się okienko do wprowadzania odczytów.
Dostępne są następujące funkcje:
- Zrezygnuj
- Zapisz odczyty
- Drukuj:
        - Odczyty
        - Listę
- Pokaż odczyty:
        - Licznik 1
        - Licznik 2
        - Licznik 3
        - Licznik 4
- Wprowadź wartość:
        - Licznik 1
        - Licznik 2
        - Licznik 3
        - Licznik 4

Okienko jest skonstruowane w następujący sposób:
- wyświetlane wiersze zawierają wybrane lokale
- wyświetlane kolumny zawierają kolejno: informacje o lokalu (budynek, symbol lokalu, nazwa lokalu), a następnie wybrane liczniki. Przewidziane jest miejsce na 4 liczniki dla lokalu (Licznik1, Licznik2, Licznik3, Licznik4). Jeślii wybrano mniej niż 4 liczniki - pozostałe kolumny przeznaczone na liczniki są puste
- na "przecięciach" kolumn i wierszy - jest odczyt dla lokalu z wiersza i licznika z kolumny
- jeżeli lokal nie ma przypisanego licznika - na odpowiednim "przecięciu" znajduje sie kreska
- jeżeli lokal ma przypisany licznik, ale dla wybranego miesiąca nie ma jeszcze odczytu - na odpowiednim "przecięciu" znajduje się kreska.
- jeżeli lokal ma przypisany licznik i dla wybranego miesiąca jest odczyt- na odpowiednim "przecięciu" wpisana jest wartość odczytu. Zmienić dodany uprzednio odczyt można tylko jeśli jest zaznaczona opcja Nadpisywać odczyty w miesiącu.

Zasady wprowadzenia i zapisywania odczytów liczników:
- w odpowiednich miejscach puste miejsca zastępujemy prawidłowymi odczytami właściwego licznika
- jeżeli dla lokalu nie znamy odczytu licznika - pozostawiamy kreskę. Dla programu kreska oznacza wartość pustą, której nie zapisuje do bazy odczytów. Jeśli natomiast wpiszemy 0, program doda nam dla licznika odczyt o wartości 0, co zapewne nie jest naszym celem.
- przed zapisaniem odczytu dla każdego lokalu i licznika program sprawdza:
    - jeśli lokal nie ma przypisanego licznika - nie dodaje odczytu
    - sprawdza czy dla licznika wprowadzono BO (Bilans Otwarcia)- jeśli nie - nie dodaje odczytu. Wyjątkiem jest oczywiście wprowadzanie BO.
    - sprawdza czy były odczyty dla licznika z kolejnych miesięcy (czyli miesięcy następujących po wybranym miesiącu odczytu) - jeśli tak - nie dodaje odczytu
    - program sprawdza również czy wpisany odczyt nie jest mniejszy od poprzedniego odczytu licznika. Ale uwaga: NIE blokuje dodania odczytu, mimo iż wartość zużycia wychodzi wówczas ujemna. Ponieważ może wchodzic w grę korygowanie odczytów, więc program ogranicza się jedynie do zapisania w szczegółach raportu, że wartość bieżąca odczytu licznika jest mniejsza od wartości poprzedniej. Należy więc drukować i studiować raporty szczegółowe, ponieważ błędnie wprowadzone odczyty skutkują błędami w rozliczeniach mediów, co z kolei przenosi się na rozrachunki z właścicielami.
    - sprawdza czy w podanym miesiącu odczytu licznik ma już wprowadzony odczyt - jeśli tak - nie dodaje odczytu
    - możliwe jest również skorygowanie wprowadzonych odczytów - na życzenie użytkownika (po zaznaczeniu opcji Nadpisywać odczyty w miesiącu). Wówczas po stwierdzeniu , że w podanym miesiącu odczytu licznik ma już wprowadzony odczyt i nie ma odczytów z kolejnych miesięcy - program nadpisuje stary odczyt nowo wprowadzoną wartością. Informacja o nadpisaniu jest drukowana w raporcie szczegółowym.

- można również wprowadzić funkcją Wprowadź wartość jednakową wartość odczytu dla licznika dla wszystkich wybranych lokali. Po wybraniu tej funkcji dla odpowiedniego licznika pojawia się okienko, w którym podajemy wartość odczytu. Po zaakceptowaniu wpisanej wartości, program przypisze ją do wszystkich lokali. Funkcja do wykorzystania na przykład podczas wprowadzania bilansu otwarcia dla liczników (inicjalizacja licznika wartością np. 0).

Po sprawdzeniu prawidłowości wprowadzonych danych uruchamiamy funkcję Zapisz odczyty. Po wykonaniu zapisu program drukuje statystyki oraz umożliwia wydrukowanie raportu szczegółowego. Zalecamy naszym użytkownikom drukowanie raportu szczegółowego. Należy w nim przede wszystkim sprawdzic czy odczyty zostały dodane oraz sprawdzić, czy dodane odczyty bieżące nie są mniejsze od odczytów porzednich. Poniżej przykładowy raport:

RAPORT: ZBIORCZE DODAWANIE ODCZYTÓW DLA LICZNIKÓW

Data odczytu: 2006.06.30, Miesiąc odczytu: Czerwiec. Liczniki: LI_CO, LI_CW , LI_ZW ,

Budynek

Lokal

Adres

Dodano

Opis

A	01	Warszawa, Poczty Gdańskiej 17/01	TAK	Dodano odczyt dla licznika o symbolu: LI_CO
A	01	Warszawa, Poczty Gdańskiej 17/01	TAK	Dodano odczyt dla licznika o symbolu: LI_CW. Uwaga: odczyt bieżacy mniejszy niż odczyt poprzedni!

Warszawa, Poczty Gdańskiej 17/02

NIE

Dla licznika LI_CO nie wprowadzono BO. Nie można dodawać odczytów

Oglądanie poprzednich odczytów licznika
Jeżeli chcemy obejrzeć odczyty licznika już zarejestrowane w systemie to należy:
- ustawić się kursorem na linii z wybranym lokalem.
- uruchomić menu: Pokaż odczyty->LicznikNR, gdzie NR oznacza numer kolumny z licznikiem (np. Licznik1 )
- program wyświetli wprowadzone uprzednio odczyty dla lokalu.

Wydruk listy lokali i liczników
Po wpisaniu odczytów liczników, jeszcze przed zapisaniem do bazy danych, można w celach kontrolnych wydrukować wpisane odczyty. Uruchamianie z menu: Drukuj->Odczyty. Poniżej przykładowy wydruk

Wydruk wprowadzonych odczytów. Data odczytu: 2006.06.30, Miesiąc odczytu: Czerwiec

Liczniki: LI_CO, LI_CW , LI_ZW

Budynek

Lokal

Opis lokalu

LI_CO

LI_CW

LI_ZW

Wesoła Eudoria

700.000

13.000

Brak licznika

Burzyński Jan Usługi

456.230

10.000

20.000

Dodatkowo funkcja zbiorczego wprowadzania odczytów liczników może być wykorzystana do wydruku listy lokali i liczników (np. dla zarządcy do zbierania odczytów liczników). Uruchamianie z menu: Drukuj->Listę. Poniżej przykładowy wydruk takiej listy:

Wydruk listy z licznikami

Liczniki: LI_CO, LI_CW , LI_ZW

Budynek	Lokal	Opis lokalu	Data odczytu	LI_CO	LI_CW	LI_ZW
A	01	Burzyński Jan Usługi
A	02	Jurkiewicz Eustachy

Pokaż odczyty liczników
Funkcja umożliwia zbiorcze wyświetlanie odczytów dla wielu liczników w budynku. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Odczyty->Pokaż odczyty liczników. Dzialanie tej funkcji jest bardzo podobne do opisanej powyżej funkcji Wprowadź odczyty liczników.
Opisywana funkcja umożliwia oglądanie odczytów dla całego zakresu wybranych lokali w budynku, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Jednorazowo dla każdego lokalu możemy objerzeć odczyty z jednego miesiąca dla maksymalnie 4 różnych liczników.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wyboru miesiąca odczytu oraz do wyboru lokali i liczników. Po wybraniu danych pojawia się okienko z odczytami. Jeżeli w wierszu odpowiadającym lokalowi i odpowiedniej kolumnie dla licznika jest kreska - oznacza to, że nie ma w wybranym miesiącu odczytu dla licznika, bądź ten lokal w ogóle nie ma przypisanego tego licznika. Na wydruku pusta kratka odpowiada brakowi odczytu, natomiast jesli lokal nie ma przypisanego licznika, drukowany jest test "Brak licznika dla lokalu".
Dostępne są następujące funkcje:
- Zakończ
- Drukuj odczyty

Lokale
Funkcja służy do wprowadzania podstawowych danych definiujących lokale w poszczególnych budynkach. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale.
Po ustawieniu się na wybranym budynku i uruchomieniu funkcji Lokale pojawia się okienko z listą zdefiniowanych lokali dla wybranego budynku.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje:
        - dodaj
        - zmień
        - usuń
        - dodaj wg wzorca
- Właściciel:
        - dodaj
        - zmień dane
        - usuń
        - zmień właściciela
        - historia
- Znajdź
    - Właściciela
    - Lokal
    - Następny lokal
- Parametry
- Liczniki
- Opłaty
- Rozrachunki
- Dokumenty

Operacje: dodaj, zmień, usuń

Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji lokalu:
Dodawanie/zmienianie definicji lokalu
- Symbol lokalu - skrócony symbol lokalu w budynku, którym będziemy się posługiwać w celu odwołania się do lokalu. Zaleca się nadawanie jako symboli lokali numerów lokalu w budynku - np. symbol "01" dla lokalu nr. 1 lub "75" dla lokalu nr. 75.
- Klasyfikacja - pierwsze dwie części symbolu konta do klasyfikacji określające budynekoraz lokal. Każdy lokal ma swój własny symbol konta do klasyfikacji - np. klasyfikacja "A02" może oznaczac budynek A lokal nr 2. Klasyfikacja dla lokalu powinna mieć w planie klasyfikacji zaznaczoną cechę "Klasyfiakcja zbiorcza".
- Nazwa - dodatkowe dane opisowe lokalu. Można tu wpisać np. nazwisko właściciela lokalu.
- Adres:
    - Kod, miasto - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Ulica, numer domu- pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Numer lokalu - numer lokalu, podczas wprowadzania danych dla ułatwienia podpowiada się symbol lokalu.
- przycisk Klasyfikacja - umożliwia dodawanie nowych klasyfikacji podczas dodawania lokalu. Jeżeli podczas dodawania lokalu nie wpiszemy nazwy lokalu, to do pola "Nazwa" przepisze się nazwa klasyfikacji. Ułatwi to wprowadzanie danych podczas dodawania nowego lokalu. Należy najpierw wprowadzić symbol lokalu, następnie dodać klasyfiakcję dla lokalu (przycisk Klasyfikacja). Następnie w polu "Klasyfiakcja" wpisujemy (lub wybieramy z listy wyświetlonej klawiszem F2) klasyfikację dla lokalu. Program podpowiada nam nazwę lokalu taka samą jak nazwa klasyfiakcji dla lokalu. Teraz wystarczy dodać numer lokalu (lub zatwierdzić numer podpowiedziany przez program) i lokal jest dodany. Następnie należy uruchomić funkcję do dodawania właścicieli (menu: Właściciel->Dodaj).
Usuwanie lokalu
Przed usunięciem lokalu jest przeprowazana kontrola, która ma na celu wykluczenie możliwości przypadkowego usunięcia lokalu. Sprawdzane jest::
a. czy lokal ma przypisanego właściciela
b. czy lokal ma przypisane parametry
c. czy lokal ma przypisane opłaty
d. czy lokal ma przypisane liczniki
e. czy lokal występuje w dokumentach rozliczenia mediów
f. czy lokal występuje w dokumentach naliczeń opłat
g. czy lokal występuje w dokumentach kosztowych
Jeżeli którekolwiek sprawdzenie da wynik pozytywny, wówczas nastąpi odmowa usunięcia lokalu.
Istnieje równiez możliwość zbiorczego usunięcia wielu lokali. Patrz opis: Usuwanie lokali.

Właściciel
Dodaj,
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania danych właściciela:
- Symbol właściciela - symbol kontrahenta, będącego właścicielem lokalu. Można wpisywać tylko symbole z rejestru kontrahentów. Jeżeli wpiszemy symbol kontrahneta, którego nie ma w rejestrze kontrahentów, pola z danymi dotyczącymi kontrahneta zostaną udostępnione do edycji. Możemy wpisać dane kontrahenta i dodać go naciskając klawisz Dodać do rejestru kontrahnetów. Po naciśnięciu klawisza F2 zawsze uzyskamy podpwiedź - wyświetli się na ekranie rejestr kontrahentów. Do każdego lokalu można przypisać tylko jednego właściciela.
- Właściciel - poniższe pola są udostępnione do edytowania tylko podczas dodawnia kontrahenta - czyli jeśli wpiszemy symbol właściciela, którego nie ma w rejestrze kontrahnetów. Jeżeli wpiszemy symbol właściciela, który jest w rejestrze kontrahnetów, pola zostaną odczytane z rejestru kontrahentów i nie będą udostepnione do edycji.
    - Nazwisko - pole nazwa (1) z rejestru kontrahentów.
    - Imię - pole nazwa (2) z rejestru kontrahentów.
    - Kod, miasto
    - Ulica
    - numer NIP
    - Regon
    - PESEL
    - Nazwa banku, numer konta
    - Numery telefonów, telexu, faxu
- Dane do rozliczenia:
    - rodzaj dokumentu obciążeniowego: mamy do wyboru NOTA, FAKTURA oraz RACHUNEK (po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź).
    - osoba upoważniona - jeśli dokumentem obciążeniowym jest faktura, należy wpisać dane osoby upoważnionej do odbioru faktury.
    - wzór wydruku dokumentu obciążeniowego - symbol wozru wydruku zdefiniowanego uprzednio funkcją Rejestry->Definicje wzorów wydruków. Po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpowiedź.
    - wzór przelewu - symbol wzoru przelewu zdefiniowanego uprzednio funkcją Rejestry->Definicje wzorów przelewów. Po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpowiedź.
    - uwzględniać przy naliczeniach i kosztach: Tak/Nie Można zaznaczyć czy dla danego lokalu mają być wykonywane naliczenia i czy lokal ma być uwzględniany przy rozliczaniu kosztów.
    - Dodatek mieszkaniowy - jeśli lokator ma przyznany z gminy dodatek mieszkaniowy należy wpisać jego wysokośc oraz datę, do której przyznany dodatek obowiązuje. Patrz też opis Dodatki mieszkaniowe.
- Daty:
    - data wprowadzenia - podajemy datę zakupu bądź wprowadzenia się właściciela do lokalu.
    - data wyprowadzenia - data sprzedaży bądź wyprowadzenia się z lokalu. Data jest wypełniana podczas uzupełniania danych związanych ze zmianą właściciela lokalu. Można również uzaleznic wykosokość opłat dla właściciela od ilości dni przebywania w lokalu - patrz opis: Naliczenia opłat - uwagi praktyczne- uzależnienie wysokości opłat w zależności od ilości dni przebywania w lokalu. Uwaga: pole to jest dostępne do edycji tylko z funkcji Zmiana właściciela. W funkcji Właściciel->Zmiana danych można wpisać/zmienić tylko datę wprowadzenia.

- Adres lokalu:
    - Kod, miasto - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Ulica, numer domu - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Numer lokalu - pole nieudostępnione do edytowania, wartość pobrana z lokalu.
Podczas dodawania właściciela program podpowiada dane dla właściciela: symbol kontrahenta jest pusty, natomiast z danych lokalu odczytują się dane domyślne potrzebne do dodania nowego kontrahenta (właściciela):
- nazwa kontrahenta = nazwa lokalu
- adres kontrahenta = adres lokalu
Jeśli chcemy dodać nowego kontrahenta z danymi domyślnymi - wpisujemy symbol kontrahenta i naciskamy przycisk Dodaj do rejestru kontrahentów.
Jeśli chcemy dodać nowego kontrahenta z innymi danymi niż podpowiedziane dane domyślne możemy:
- zmienić dane właściciela w górnym okienku (Właściciel -> dane ksiegowe) i nacisnąć klawisz Dodaj do rejestru kontrahentów.
- w polu symbol właściciela nacisnąć klawisz F2 i pojawi się standardowe okno do dodawania kontrahentów: wybieramy wówczas z menu Operacje funkcję Dodaj, dodajemy kontrahenta, a następnie wybieramy klawisz Wybierz i symbol nowo dodanego kontrahenta przepisuje się do pola symbol właściciela.
Jeśli chcemy zaś użyć istniejącego już w bazie danych kontrahenta; wpisujemy symbol kontrahenta (jeśli go znamy) lub naciskamy klawisz F2 aby wybrać kontrahenta z rejestru. Zauważmy, że w tym przypadku dane odczytywane z rejestru kontrahentów nadpisują dane podpowiedziane domyślnie. Danych odczytanych z rejestru kontrahnetów nie można zmieniać.
Zmień dane
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do zmieniania danych właściciela:
- Symbol właściciela - symbol kontrahenta, będącego właścicielem lokalu. Można wpisywać tylko symbole z rejestru kontrahentów. Jeżeli wpiszemy symbol kontrahenta, którego nie ma w rejestrze kontrahentów, pola z danymi dotyczącymi kontrahneta zostaną udostępnione do edycji. Możemy wpisać dane kontrahenta i dodac go naciskając klawisz Dodać do rejestru kontrahnetów. Po naciśnięciu klawisza F2 zawsze uzyskamy podpowiedź - wyświetli się na ekranie rejestr kontrahentów. Do każdego lokalu można przypisać tylko jednego właściciela.
- Właściciel - poniższe pola są udostępnione do edytowania tylko jeśli wpiszemy symbol właściciela, którego nie ma w rejstrze kontrahnetów. Jeżeli wpiszemy symbol właściciela, który jest w rejestrze kontrahentów, pola zostaną odczytane z rejestru kontrahnetów i nie będą udostępnione do edycji.
    - Nazwisko - pole nazwa (1) z rejestru kontrahentów.
    - Imię - pole nazwa (2) z rejestru kontrahentów.
    - Kod, miasto
    - Ulica
    - numer NIP
    - Regon
    - PESEL
    - Nazwa banku, numer konta
    - Numery telefonów, telexu, faxu
- Dane do rozliczenia:
    - rodzaj dokumentu obciążeniowego: mamy do wyboru NOTA lub FAKTURA (po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź).
    - osoba upoważniona - jeśli dokumentem obciążeniowym jest faktura, należy wpisać dane osoby upoważnionej do odbioru faktury.
    - wzór wydruku dokumentu obciążeniowego - symbol wozru wydruku zdefiniowanego uprzednio funkcją Rejestry->Definicje wzorów wydruków .
    - wzór przelewu - symbol wzoru przelewu zdefiniowanego uprzednio funkcją Rejestry->Definicje wzorów przelewów.
    - uwzględniać przy naliczeniach i kosztach: Tak/Nie Można zaznaczyć czy dla danego lokalu mają być wykonywane naliczenia i czy lokal ma być uwzględniany przy rozliczaniu kosztów.
    - Dodatek mieszkaniowy - jeśli lokator ma przyznany z gminy dodatek mieszkaniowy należy wpisać jego wysokość oraz datę, do której przyznany dodatek obowiązuje. Patrz też opis Dodatki mieszkaniowe.
- Daty:
    - data wprowadzenia - podajemy datę zakupu bądź wprowadzenia się właściciela do lokalu.
    - data wyprowadzenia - data sprzedaży bądź wyprowadzenia się z lokalu. Data nie jest dostępna do edycji, jest wypełniana podczas uzupełniania danych związanych ze zmianą właściciela lokalu.
- Adres lokalu:
    - Kod, miasto - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Ulica, numer domu - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Numer lokalu - pole nieudostępnione do edytowania, wartość pobrana z lokalu.
Funkcja Zmień dane - zmienia dane dotyczące właściciela - np. rodzaj dokumentu obciążeniowego, daty wprowadzenia do lokalu (data zakupu), wyprowadzenia z lokalu (data sprzedaży). Można zmienić symbol kontrahenta - jeśli np. pomyliliśmy się przypisując kontrahenta do lokalu. Zmiana dokonana tutaj NIE zapisuje się w rejestrze z historią właścicieli. Usunięcie właściciela wykonywane funkcją Usuń jest traktowane jako poprawa pomyłkowego przypisania właściciela do lokalu. Usunięcie NIE jest rejestrowane w pliku z historią.
Dodatki mieszkaniowe
Charakterystyka:
1. dodatki mieszkaniowe są to dotacje przydzielane przez gminy dla niektórych lokatorów na czas określony.
2. gmina co miesiąc wpłaca na konto wspólnoty(spółdzielni) zbiorczą kwotę stanowiącą sumę dotacji przyznanych na wszystkie lokale wspólnoty.
3. obciążenie miesięczne dla lokalu jest naliczane zawsze w pełnej kwocie. Dodatek jest traktowany jako forma częściowej ("automatycznej") zapłaty za miesięczne naliczenie.
4. Zdarza się, że lokatorzy z przyznanymi dodatkami mieszkaniowymi nie płacą pozostałej kwoty obciążenia miesięcznego. Jeśli kwota zadłużenia osiąga pewną wysokość, może nastąpić wstrzymanie dodatku. Wstrzymanie dodatku jest zawsze decyzją indywidualną, dotyczącą konkretnych lokatorów. Jeśli dodatek jest wtrzymany nie jest wykonywana automatyczna częściowa zapłata za obciążenie miesięczne lokatora - lokator jest obciążany pełną kwota naliczenia.
5. Dalsze postępowanie ze wstrzymanymi dodatkami mieszkaniowymi. Możliwe są dwa sposoby:
a. dodatek wstrzymany przepada: tzn. po uregulowaniu zadłużenia dodatek dla lokatora zostaje "odwieszony", ale kwoty zapłat, które przysługiwały lokatorowi za okres wstrzymania dodatku - przepadają.
b. dodatek wstrzymany jest "odwieszany": po uregulowaniu zadłużenia kwoty, które przysługiwały lokatorowi za okres wstrzymania dodatku są "odwieszane" i księgowane jako automatyczne zapłaty do zaległych miesięcznych obciążeń.
6. Możliwe jest też wstrzymanie dotacji gdy gmina uchyla się od wpłacenia na rzecz wspólnoty (spółdzielni) kwot należnych dodatków.
Dodatek mieszkaniowy ma następujące cechy:
- wysokość dodatku (kwota)
- pole logiczne: TAK/NIE - jeśli TAK - znaczy że jest przydzielony do lokalu i obowiązuje (według daty obowiązywania). Jesli NIE to albo lokal w ogóle nie ma dodatku, albo dodatek jest wstrzymany.
- pole logiczne: dodatek wstrzymany :TAK/NIE
- data obowiązywania: wpisujemy datę. Podczas naliczania program sprawdza czy data naliczenia jest mniejsza lub równa dacie obowiązywania. Nie przelicza poszczególnych dni.
- data wstrzymania dodatku

Naliczenie opłat:
a. program sprawdza czy lokal ma status dodatku mieszkaniowego "TAK"
b. program sprawdza datę obowiązywania dodatku
c. program dodaje do nagłówka lokalu informację o statusie dodatku: Tak/Nie
d. program dodaje do nagłówka lokalu informację o wstrzymaniu dodatku: Tak/Nie
e. program dodaje do naglówka lokalu informację o wysokości dodatku
f. podczas wykonywania polecenia księgowania dla naliczenia obciążenie na lokal jest księgowane w pełnej wysokości. Uwzględnienie dodatku następuje podczas wykonania polecenia ksiegowania dla dotacji (opis poniżej).

Wydruki naliczeń dla lokalu:
- jeśli jest dodatek i dodatek nie jest wstrzymany: drukuje dla naliczenia informację o wysokości dodatku i odejmuje od kwoty do naliczenia
- jeśli dodatek jest wstrzymany - drukuje informację, że dodatek jest wstrzymany i nic nie odejmuje
- jeśli nie ma dodatku - nic nie drukuje i nic nie odejmuje

Uwaga1: Program pobiera informację dotyczącą dodatku z wykonanego naliczenia, a nie z danych dotyczących dodatku zapisanych w bieżących danych właściciela. Jeżeli więc podczas wykonywania naliczenia dodatek jest wstrzymany, to informacja o wstrzymaniu dodatku zapisze się w naliczeniu dla miesiąca i podczas wykonywania wydruku naliczenia z tego miesiąca program wydrukuje informacje o wstrzymaniu dodatku (nawet, jeśli w momencie wykonywnia wydruku dodatek zostanie "odwieszony").

Uwaga2: W wydrukach dla naliczeń z korespondencji seryjnej nie wszystkie dostępne opcje wydruku uwzględniają wydruk informacji o dodatkach mieszkaniowych (dotacjach). Generalnie nie działają opcje dedykowane poszcególnym klientom. Zasady:
- podsumowania: informacja o dotacjach pojawia się tylko na wydrukach według wzorca i wersja z podsumowaniem II.
- wersja dokumentu: informacja o dotacjach pojawia się tylko na wydrukach według Panel1
- kolumny: różne układy kolumn są uwzględniane dla dotacji
- dotacje nie pojawiają się na wydruku z podaną ilościa miesięcy (opcja: Wprowadź ilość miesięcy)
- dotacje nie pojawiają się na wydruku, w którym są sumowane dane dla kilku lokali jednego kontrhneta - program nie liczy dotacji zbiorczej (opcja: Sumować dane dla jednego kontrahenta)

Przelewy:
Podczas drukowania przelewów dla lokali, które maja przyznaną dotację, suma dotacji odejmuje się od kwoty do zapłacenia.

Zaksięgowanie dotacji (dodatku)
Opłaty->Polecenie księgowania->Dotacje
Parametry dla wykonania polecenia ksiegowania dla dotacji; patrz opis Księgowanie dotacji
Możliwość zbiorczego wykonania księgowania dotacji dla wielu dokumentów naliczenia: patrz opis: Zbiorcze wystawianie dotacji na podstawie dokumentów naliczeń.
Polecenie ksiegowania dla dotacji ma zapewnić:
- utworzenie dokumentu księgowego do zaksięgowania "automatycznej" zapłaty dodatku. Powstaje dokument księgowy, który zapisuje jako zapłatę na lokatora wysokość przyznanego dodatku mieszkaniowego. Druga strona księgowania - w zależności od ustawienia parametrów dla Księgowania dotacji to konto rozrachunkowe (rozliczenie z gminą) lub konto zwykłe (konto banku).
- utworzenie zapisu o dodatku dla lokalu w specjalnym rejestrze z dotacjami. W rejestrze z dotacjami dla lokalu jest dodawany rekord zawierający informację o dodatku wynikającym z naliczenia. Nadawany jest status dodatku Wypłacony/Wstrzymany.
Polecenie księgowania dla dotacji można wykonywać tylko dla naliczeń, które maja wykonane PK. Ponieważ w miesiącu można wykonać tylko jedno PK dla naliczenia dla lokalu to pozwoli zabezpieczyć się przed wielokrotnym dodawaniem dotacji dla lokalu dla jednego miesiąca.

Podczas wykonywania polecenia ksiegowania :

1. Tworzy dokument oczekujący. dekret:
- po stronie Wn - symbol konta banku lub konta rozrachunkowego gminy
- po stronie Ma: symbol konta rozrachunkowego

2. Dane do wykonania polecenia księgowania:
- symbol dokumentu - podpowiedź XD (parametr )
- Transakcja:
    --symbol tranaskcji =
        --- dla NOT: taki jak miesiąc naliczenia(numer miesiąca/rok) + ciąg znaków "/DOTACJA"
        --- dla RACHUNKÓW: numer rachunku
    -- data transakcji = data dokumentu
    -- cechy transakcji OAC (odbiorca, naliczać odsetki, wystawiać upomnienia)
    -- data płatności: data transakcji+ilość dni z parametru "ilość dni do treminu płatności".
- data dokumentu = data transkacji - podpowiedź data wykonania naliczenia (data naliczenia - parametr (miesiąc naliczenia+rok +dzień(parametr)
- data księgowania - podpowiada się ostatni dzień miesiąca naliczenia (pobierany z dokumentu naliczenia, dla którego jest wykonywana dotacja).
- Opis do nagłówka dokumentu - opis wprowadzony przez użytkownika lub "Dotacja za miesiąc "+miesiąc naliczenia
- Metoda grupowania zapisów dla strony - brak, nic nie grupować, po jednym zapisie na każdy lokal

Jak tworzone są zapisy na transakcjach podczas księgowania dotacji (strona MA):
- zawsze najpierw tworzona jest transkacja o symbolu miesiąc naliczenia(numer miesiąca+rok) + ciąg znaków "/DOTACJA" na całą kwotę dotacji. Rodzaj transkacji: "Zap" - zapłata. Następnie program dokonuje automatycznej zapłaty za pomocą dotacji za wcześniej utworzone transkacje z naliczeń. Na transkacji ".../DOTACJA" kwota zapłaty pojawia się ze znakiem "-", a na transkacji dotyczącej naliczeń pojawia się ze znakiem "+". Automatyczne parowanie transakcji naliczenia/dotacje następuje zawsze w obrębie jednego miesiąca. W zależności od przyjętego sposobu księgowania transakcji dla naliczeń możemy równiez wybrać sposób automatycznej zapłaty za transakcje:
- symbol transkacji naliczenia: miesiąc naliczenia(numer miesiąca/rok)
- symbol transkacji naliczenia: miesiąc naliczenia(numer miesiąca/rok)/grupa opłat
Sposób automatycznej zapłaty ustawia się w parametrach dla wykonania polecenia ksiegowania dla dotacji; patrz opis Księgowanie dotacji

Przykładowy zestaw zapisów na transakcjach podczas księgowania dotacji.
Lokal 1:
naliczenie w wysokości 88,38 zł.
przyznana dotacja: 91,30 zł.
naliczenia są księgowane na grupy opłat (grupa EKS: eksploatacja i ZW: zimna woda).
zapisy na transkacjach:
06/2008//DOTACJA:
Zap   2008.06.30               91,30   księgowanie dotacji (cała kwota dotacji)
Zap   2008.06.30              -85,57 zapłata dotacją za grupę EKS
Zap   2008.06.30              - 2,81 zapłata dotacją za grupę ZW
Zostaje saldo 2,92 (nadpłata, wysokość dotacji porzewyższa kwote miesięcznych obciążeń)
06/2008/EKS
Tra 2008.06.30       85,57           naliczenie na grupę EKS
Zap 2008.06.30             85,57 zapłata dotacją za grupę EKS
06/2008/ZW
Tra 2008.06.30       2,81             naliczenie na grupę ZW
Zap 2008.06.30               2,81    zapłata dotacją za grupę ZW

Praca z uwzględnieniem dodatków - praktyczne uwagi
1. gmina przyznaje dodatek dla lokalu - wpisujemy informacje o dodatku w Budynki->Lokale->Właściciel->Zmień dane
- dodatek Tak
- wysokość dodatku
- datę do kiedy dodatek obowiązuje
- dodatek wstrzymano - zaznaczyć na Nie
2. naliczanie opłat
- dla lokalu z przyznanym dodatkiem naliczenie jest wykonywane w pełnej wysokości. W dokumencie naliczenia w zapisie dla lokalu jest zapisywana informacja o wysokości przyznanego dodatku. Podczas wykonania PK dla naliczenia na konto lokalu jest księgowana pełna wysokość naliczenia. Uwaga: pamiętać należy, że informacja o dodatku zapisze się w naliczeniu dla lokalu tylko wtedy, kiedy podczas wykonywania naliczenia właściciel lokalu ma zaznaczone pole Dodatek mieszkaniowy - na Tak.
3. polecenie księgowania dla dotacji
- po wykonaniu polecenia ksiegowania dla naliczenia wykonuje się polecenie księgowania dla dotacji. Polecenie ksiegowania dla dotacji ma zapewnić zaksiegownaie na kontach lokatorów kwot przyznanych dodoatków jako automatycznych zapłat.
- powstaje dokument księgowy, który zapisuje jako zapłatę na lokatora wysokość dodatku mieszkaniowego.
- w rejestrze z dotacjami dla lokalu jest dodawany rekord zawierający informację o dodatku wynikającym z naliczenia. Nadawany jest status dodatku Wypłacony.
Uwaga: PK dla dotacji można wykonywać tylko dla naliczeń, które maja wykonane PK. Ponieważ w miesiącu można wykonać tylko jedno PK dla naliczenia dla lokalu to pozwoli zabezpieczyć się przed wielokrotnym dodawaniem dotacji dla lokalu dla jednego miesiąca.
4. usunięcie naliczenia
- usuwamy dokument ksiegowy dla naliczenia , usuwamy PK dla naliczenia
- usuwamy dokument księgowy dla dotacji, usuwamy wskaźnik wykonania dotacji dla naliczenia. Usunięcie wskaźnika powoduje usunięcie zapisów o dotacji dla lokalu z rejestru z dotacjami dla lokalu.
- usuwamy dokument naliczenia.
Postępowanie przy wstrzymaniu dodatku mieszkaniowego.
1. informacja o wstrzymaniu dodatku wpisujemy w Budynki->Lokale->Właściciel->Zmień dane
- pole Dodatek mieszkaniowy - Tak - nie zmieniamy
- wysokosć dodatku - nie zmianiamy
- datę do kiedy dodatek obowiązuje - nie zmieniamy
- pole Dodatek wstrzymano - zaznaczamy na Tak
- wpisujemy datę wstrzymania dodatku
2. naliczanie opłat
- dla lokalu z przyznanym i wstrzymanym dodatkiem naliczenie jest wykonywane w pełnej wysokości. W zapisie dla loklau jest zapisywana informacja o przyznanym i wstrzymanym dodatku. Podczas wykonania PK dla naliczenia na konto lokalu jest księgowana pełna wysokość naliczenia.
3. polecenie księgowania dla dotacji
- dla lokalu, który ma wstrzymany dodatek NIE powstają zapisy automatycznej zapłaty w dokumencie księgowym.
- w rejestrze z dotacjami dla jest dodowany rekord z dotacją wynikjącą z naliczenia. Status dotacji: Wstrzymany.
4. usunięcie naliczenia
- usuwamy dokument księgowy dla naliczenia , usuwamy PK dla naliczenia
- usuwamy dokument księgowy dla dotacji. Nie ma w nim zapisów dotyczacych dotacji wstrzymnaych.Usuwamy wskaźnik wykonania dotacji dla naliczenia. Usunięcie wskaźnika powoduje usunięcie zapisów o dotacji dla lokalu z rejestru z dotacjami dla lokalu.
- usuwamy dokument naliczenia.
5. odwieszenie wstrzymania dotacji - wykonywane zawsze indywidualnie dla każdego lokalu
- wchodzimy w funkcję: Budynki->Lokale->Właściciel->Zmień dane
- zmieniamy status Dodatek wstrzymano z Tak na Nie
- pojawia sie pytanie o wykonanie polecenia księgowania dla wstrzymanych dotacji- jesli odpowiemy Tak to powstaje dokument XD: polecenie ksiegownia dla dotacji. Zapisy w tym dokumencie powstają z rekordów dotacji dla lokalu, które: mają status Wstrzymano.
- po wykonaniu PK dla wstrzymanych dotacji, dodatkom tym zmienia się status z Wstrzymano na Wypłacono.
Uwaga: jest również możliwość uruchomienia polecenia księgowania dla wstrzymanych dotacji z okienka przeglądania dotacji dla lokalu - patrz opis poniżej Przeglądanie naliczononych dotacji.

Przeglądanie naliczonych dotacji dla lokalu
Każde wykonanie Polecenia ksiegowania dla dotacji powoduje dodanie informacji o przyznanym dodatku do specjalnego rejestru z dotacjami dla lokali.
W rejestrze tym są przechowywane następujące informacje:
- informacje o dokumencie naliczenia z którego został dodoany dodatek (data naliczenia, miesiąc naliczenia, opis dokumnetu naliczenia)
- wysokość dodatku
- do kiedy obowiązuje dodatek
- status dodatku: Wypłacono/Wstrzymano
- data "odwieszenia" dodatku
- data wypłacenia dodatku (wykonania polecenia ksiegowania dla dotacji).

Zawartość tego rejestru dla każdego lokalu możemy oglądać uruchamiając funkcję: Zasoby->Budynki->Lokale->Dokumenty->Dotacje.
Po uruchomieniu tej funkcji pojawi się okienko z dotacjami. Dostępne są następujące funkcje:
- PK dla dotacji
- Status dotacji
- Drukuj
PK dla dotacji
Umożliwia wykonanie polecenia ksiegowania dla dotacji o statusie Wstrzymano. Po uruchomieniu poojawia się do wyboru lista wstrzymanych dotacji. Wszystkie wstrzymane dotacje wwyświetlone w okienku są zaznaczone. Klikając w rekord z dotacją możemy ją zaznaczyć (po lewej stronie wybranej dotacji pojawia się "ptaszek") lub usunąć zaznaczenie ("ptaszek" znika). Po zaakceptowaniu wyboru klawiszem Wybór danych, pojawia się standardowe okienko do tworzenia polecenia ksiegowania dla dotacji. Powstanie dokument oczekujący zawierający zapisy dla zaznaczonych dotacji.
Status operacji
Umożliwia zmianę statusu dotacji.
Drukuj
Umożliwia wydruk dotacji dla lokalu (drukuje się zawartość wyświetlonego okienka). Jeśli potrzebujemy wydruki zbiorcze dotacji dla budynków - należy korzystać z funkcji Zasoby->Raporty->Listy->Dodatków, patrz opis poniżej.

Wydruki dla dotacji
Program posiada zestaw wydruków przydatnych przy obsłudze dodatków mieszkaniowych:
1. Listy przyznanych dodatków (wykonywane na podstawie danych o przyznanym dodatku dla właściciela)
a. funkcja: Zasoby->Raporty->Listy->Dodatków->Dodatki przyznane
Drukuje listy przyznanych dodatków, wraz z informacją czy dodatek został wstrzymany. Ograniczenie zakresu danych na wydruku: według zakresu budynków. Wydruk posiada podsumowania przyznanych oraz wstrzymanych dodatków w poszczególnych budynkach oraz podsumowanie całości wydruku.
b. wydruk dodatków mieszkaniowych uzyskany zestawieniem definiowalnym.
Można zdefiniowac zestawienie, które drukuje listy przyznanych dodatków, wraz z informacją czy dodatek został wstrzymany. Ograniczenie zakresu danych na wydruku: według zakresu symboli właścicieli lokali. W wydruku można zdefiniować podsumowanie przyznanych oraz wstrzymanych dodatków dla całości zestawienia. Kolejność postępowania:
- wprowadzenie definicji zestawienia: Definicje->Zestawienie definiowalne. Zdefiniować nowe zestawienie definiowalne, o nazwie, na przykład "DODATKI", a w nim dwie kolumny:
    -- k1 - funkcja: W_DODATEK (przyznany dodatek mieszkaniowy)
    -- k2 - funkcja W_DODATEKW (wstrzymany dodatek mieszkaniowy)
- pierwsze uruchomienie zestawienia "DODATKI" definiowalnego w celu zdefiniowania układu kolumn i podsumowań na wydruku.
    -- uruchamiamy Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Zestawienia definiowalne; podajemy nazwę naszego zestawienia "DODATKI", wprowadzamy zakres właścicieli oraz zaznaczamy opcję Tylko lokale z dodatkami. Zakres dat: dowolny.
    -- pojawia się okienko wydruku, wybieramy funkcję Kolumny. Pojawia się okienko do zdefiniowania poszczególnych kolumn wydruku.
    -- standardowo do wydruku dodane są dwie kolumny: pole zd_kontr (symbol właściciela) oraz zd_lokal (symbol lokalu).
    -- wybieramy funkcję Modyfikacja i pojawia się okienko umożliwiające dodanie kolejnych kolumn wydruku
    -- dodajemy nową linie (ustawiając się kursorem na pustej linii), na pierwszym polu nowo powstałej linii wciskamy F2 i pojawia się lista pól możliwych do użycia w wydruku
    -- wybieramy pole l_nazwa (nazwa lokalu) lub kl_nazwa1 (nazwa właściciela lokalu)
    -- wybieramy pole k1 (zdefiniowana przez nas kolumna z dodatkiem W_DODATEK)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_data (data obowiązywania dodatku)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_wstrzymano (logiczne: czy dodatek wstrzymano, rozszerzamy jego szerokość do 10 znaków)
    -- wybieramy pole k2 (zdefiniowana przez nas kolumna z wstrzymanym dodatkiem W_DODATEKW)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_dataw (data wstrzymania dodatku)
    -- akceptujemy zestaw kolumn na wydruku klawiszem Dalej.
    -- wybieramy funkcję Dodatkowe ustawienia w celu zdefiniowania podsumowań. Pojawia się okienko. Wybieramy Podsumowania.
    -- w okienku Kolumny do sumowania wpisujemy kolumny k1 i k2.
    -- akceptujemy wybrane kolumn do podsumowań klawiszem Dalej i Zakończ.
    -- Akceptujemy całą definicję kolumn na wydruku wybierając Zakończ.
    -- uruchamiamy wydruk wybierając Wydruk według przedziału.
- teraz kolejne uruchomienia wydruku z wpisywanymi innymi zakresami właścicieli będą miały zdefiniowany układ kolumn.

2. Listy wypłaconych dodatków (wykonywane na podstawie zapisów rejestru z wypłaconymi/wstrzymanymi dotacjami dla lokali)
Funkcja: Zasoby->Raporty->Listy->Dodatków->Dodatki według dat
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko wydruku, w którm wpisujemy warunki i zakresy danych do wykonania wydruku. Wydruk analizuje dane o wypłaconych i wstrzymanych dotacjach dla lokali. Wydruk zawiera podsumowania cząstkowe dodatków wypłaconych i wstrzymanych w poszczególnych budynkach. Sterowanie zakresem danych na wydruku:
Zakres budynków: podajemy zakres budynków, dla których będzie wykonany wydruk. Naciskjąc klawisz F2 uruchamiamy podpowiedź. Jeśli nie wpiszemy zakresu budynków, wydruk wykona się dla wszystkich budynków.
Zakres dat: data naliczenia dodatku - podajemy zakres dat naliczenia dodatku. Jako datę naliczenia dodatku przyjmuje się datę dokumentu naliczenia, z którego dodatek został dodany.
Zakres dat: data wypłacenia dodatku - podajemy zakres dat wypłacenia dodatku. Jako datę wypłacenia dodatku przyjmuje się date wykonania polecenia ksiegowania dla dodatku. Dodatki wstrzymane mają datę wypłacenia pustą.
Dla każdego analizowanego rekordu z dotacją, program sprawdza wszystkie zakresy dat. Jeśli użytkownik pozostawi puste pole data od przyjmuje się pierwszy dzień roku obrachunkowego; jesli puste jest pole data do - przyjmuje się ostatni dzień roku obrachunkowego.
Status dodatku -możemy wybrać do wydruku dodoatki z określonym statusem:
- Wszystkie - uwzględnia na wydruku wszystkie dodatki, które mają datę naliczenia i wypłacenia w podanym zakresie dat
- Tylko wstrzymane - uwzględnia tylko te dodatki, które maja datę naliczenia w podanym zakresie oraz statua dodatku Wstrzymano. Data wypłacenia nieistotna (dodatki wstrzymne są z definicji "niewypłacone").
- Tylko wypłacone - uwzględnia tylko te dodatki, które maja datę naliczenia i wypłacenia w podanym zakresie oraz status Wypłacono.
Sumowanie dla lokalu:
- Tak - podczas wykonywania wydruku wszystkie rekordy spełniające podane zakresy i warunki, są sumowane w obrębie jednego lokalu. Stąd wynika, że dla jednego lokalu jest na wydruku tylko jeden rekord. Jeśli wybierzemy filtr statusu dodatku Tylko wypłacone to wydruk ten może być przydatny jako zestawienie dodatków należnych od gminy za wybrany zakres dat.
- Nie - podczas wykonywania wydruku wszystkie rekordy spełniające podane zakresy i warunki dla jednego loklau są umieszczane na wydruku (bez sumowania). Czyli dla jednego lokalu może się pojawić na wydruku więcej niż jeden rekord.

3. Zestawienia definiowalne - salda zadłużeń do analizy - przydatne do analizy wstrzymywania dotacji dla nierzetelnych dłuzników.
Można zdefiniować zestawienie, które drukuje listy przyznanych dodatków, wraz z informacją o wysokości zadłużenia lokatora. Ograniczenie zakresu danych na wydruku: według zakresu symboli właścicieli lokali. Wydruyk ten jest podobny do wydruku listy dodoatków (punkt 1.b.), ale mozna w nim zdefiniowac dodoatkowe kolumny służące do analizy zadłużenia lokatora. Kolejność postępowania:

- wprowadzenie definicji zestawienia: Definicje->Zestawienie definiowalne. Zdefiniować nowe zestawienie definiowalne, o nazwie, na przykład "ZALEGLOSCI", a w nim dwie kolumny:
    -- "naliczenie" - funkcja: W_NALICZ2 (wysokość naliczenia w miesiącu)
    -- "dodatek" - funkcja W_DODATEK (przyznany dodatek mieszkaniowy)
    -- "zaleglosci"- funkcja YSBWN (saldo strony WN wraz z BO)
- pierwsze uruchomienie zestawienia "ZALEGLOSCI" w celu zdefiniowania układu kolumn i podsumowań na wydruku.
    -- uruchamiamy Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Zestawienia definiowalne; podajemy nazwę naszego zestawienia "ZALEGLOSCI", wprowadzamy zakres właścicieli oraz zaznaczamy opcję Tylko lokale z dodatkami. Zakres dat: taki jak analizowany okres, najczęściej od 01.01 do ostatniego dnia poprzedniego miesiąca w stosunku do miesiąca analizy.
    -- pojawia się okienko wydruku, wybieramy funkcję Kolumny. Pojawia się okienko do zdefiniowania poszczególnych kolumn wydruku.
    -- standardowo do wydruku dodane są dwie kolumny: pole zd_kontr (symbol właściciela) oraz zd_lokal (symbol lokalu).
    -- wybieramy funkcję Modyfikacja i pojawia się okienko umożliwiające dodanie kolejnych kolumn wydruku
    -- dodajemy nową linie (ustawiając się kursorem na pustej linii), na pierwszym polu nowo powstałej linii wciskamy F2 i pojawia się lista pól możliwych do użycia w wydruku
    -- wybieramy pole l_nazwa (nazwa lokalu) lub kl_nazwa1 (nazwa właściciela lokalu)
    -- wybieramy pole bu_indeks (symbol budynku)
    -- wybieramy pole "dodatek" (zdefiniowana przez nas kolumna z dodatkiem W_DODATEK)
    -- wybieramy pole "naliczenie" (zdefiniowana przez nas kolumna z dodatkiem W_NALICZ2)
    -- wybieramy pole "zaleglosc" (zdefiniowana przez nas kolumna z saldem YSBWN)
Możemy dodać pola kolejne pola informacyjne związane z dodatkiem, ale nie jest to konieczne
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_data (data obowiązywania dodatku)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_wstrzymano (logiczne: czy dodatek wstrzymano, rozszerzamy jego szerokość do 10 znaków)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_dataw (data wstrzymania dodatku)
-- akceptujemy zestaw kolumn na wydruku klawiszem Dalej.
    -- wybieramy funkcję Dodatkowe ustawienia w celu zdefiniowania dodatkowej kolumny, której wartośc będzie oznaczała miesięczny przypis po odjęciu dodatku. Pojawia się okienko. Wybieramy Dodatkowe kolumny.
    -- w okienku Definiowanie dodatkowych kolumn ustawiamy się kursorem na pierwszej pustej linii i wpisujemy nazwę dodatkowej kolumny: "bez_dod", jej tytuł, np. "Po odjęciu dodatku"
    -- w polu Wyr (Wyrażenie) wpisujemy wyrażenie do obliczenia wartości dodanej kolumny: w naszym przypadku jest to kolumna "naliczenie" minus kolumna "dodatek" czyli: naliczenie - dodatek
    -- akceptujemy klawiszem Dalej i przechodzimy do wybrania kolumn do podsumowań.  Wybieramy Podsumowania.
    -- w okienku Kolumny do sumowania wpisujemy kolumny "naliczenie", "dodatek", "zaleglosci" oraz "bez_dod"(w liście wyświetlonej klawiszem F2 pole "bez_dod" pojawia się na końcu).
    -- akceptujemy wybrane kolumn do podsumowań klawiszem Dalej i Zakończ.
    -- jeszcze raz uruchamiamy funkcję do wpisywania definicji kolumn na wydruku wybierając Modyfikacja.
    -- ustawiamy się kursorem na wierszu z kolumną "zalglosc". Naciskamy jednocześnie klawisze CTRL+PageUP. Nad wierszem pojawia sie pusta linia, w której wpisujemy pole "bez_dod".
    -- Akceptujemy całą definicję kolumn na wydruku wybierając Zakończ.
    -- uruchamiamy wydruk wybierając Wydruk według przedziału.
- teraz kolejne uruchomienia wydruku z wpisywanymi innymi zakresami właścicieli będą miały zdefiniowany układ kolumn.

Zbiorcze wystawianie dotacji na podstawie dokumentów naliczeń
Wywołanie: Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Dotacje
Wybieramy opcję Operację wykonać dla wielu dokumentów naliczeń. Pojawia się okienko do wyboru tych dokumentów naliczeń, dla których chcemy wykonać dotacje.
W okienku wyświetlane są tylko te dokumenty naliczeń, dla których:
- nie była wystawiona dotacja
- było wykonane polecenie księgowania
Zestaw danych wyświetlanych dla dokumentów:
Standardowo wyświetlane są następujące dane:
- Za miesiąc: miesiąc naliczenia
- Typ: typ naliczenia (NA - naliczenie, KN - korekta naliczenia)
- Budynek: budynek, dla którego wykonano naliczenie
- Opis - opis z nagłówka dokumentu naliczenia
- PK - czy wykonano polecenie księgowania dla dokumentu naliczenia (T - wykonano, N - nie wykonano)
- Do - czy wystawiono dotację dla dokumentu naliczenia (T - wystawiono, N - nie wystawiono)
- Fa - czy zakończono wystawianie faktur dla dokumentu naliczenia (T - zakończono, N - nie zakończono)
- Ra - czy zakończono wystawianie rachunków dla dokumentu naliczenia (T - zakończono, N - nie zakończono)
- Suma dot - suma dotacji ze wszystkich lokali dla naliczenia
Zestaw wyświetlanych kolumn oraz ich szerokość można zmienić klikjąc lewym klawiszem myszy w szary kwadracik znajdujący się na po lewej stronie żółtego paska w wyświetlanym okienku. Otwiera się okienko, które umożliwia definiowanie Kolumn.
Filtrowanie zakresu wyświetlanych dokumentów:
Bezpośrednio po uruchomieniu funkcji, w okienku pokazują się tylko te naliczenia, dla których nie wysatwiono dotacji a wystawiono PK. Nad listą dokumentów pokazuje się napis:
Filtr: Tylko dokumenty z wykonanym PK.
Zakres wyświetlanych dokumentów możemy zmienić. Służy do tego funkcja Filtr. Jeśli wybierzemy Filtr -> Brak - pojawią się wszystkie dokumenty bez wystawionych dotacji. Jeśli wybierzemy Filtr -> Bez wykonanego PK - pojawią się tylko te dokumenty bez wystawionej dotacji, dla których nie wykonano PK. Jeśli wybierzemy Filtr -> Z wykonanym PK - pojawią się tylko te dokumenty bez wystawionej dotacji, dla których wykonano PK, a więc te, dla których można wystawić dotacje.
Zaznaczanie (wybieranie) naliczeń:
Bezpośrednio po wyświetleniu okienka wszystkie dokumenty są zaznaczone (czyli wybrane ): po lewej stronie nazwy miesiąca,dla którego wykonano naliczenie jest "ptaszek". Możemy usunąć zaznaczenie za pomocą funkcji Zaznacz->Usuń zaznaczenie: wówczas żaden dokument naliczenia nie będzie wybrany. Możemy ponownie wybrać wszystkie dokumenty za pomocą funkcji Zaznacz->Zaznacz wszystkie. Możemy również zaznaczać lub odznaczać dokumenty dla poszczególnych miesięcy. Funkcja Zaznacz miesiąc powoduje zaznaczenie tylko dokumentów dla podanego miesiąca naliczenia. Dokumenty dla pozostałych miesięcy nie będą zaznaczone. Jeśli użyjemy fukcji Odznacz miesiąc, to dokumenty naliczenia dla podanego miesiąca zostaną odznaczone, natomiast status zaznaczenia dla dokumentów z pozostałych miesięcy nie zmieni się. Pojedyńcze naliczenia wybieramy klikając lewym klawiszem myszki w linię z danymi wybieranego dokumentu. Powtórne kliknięcie w zazaczony dokument powoduje usunięcie zaznaczenia ("ptaszek" znika).
Kolejność wyświetlania dokumentów w okienku:
Bezpośrednio po uruchomieniu okienka dokumenty są wyświetlane według miesiąca naliczenia: w prawym górnym rogu okienka mamy oznaczenie Kolejność i zaznaczony "ptaszek" przy polu Miesiąc. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Opis - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Opis z nagłówka dokumentu. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Budynek - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Budynek z nagłówka dokumentu.
Wyszukiwanie dokumentów w okienku:
Możemy szybko wyszukać dokument wpisując z klawiatury początkowe znaki poszukiwanego ciągu znaków. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Budynku to wpisujemy początkowe znaki symbolu budynku: np. jeśli wpiszemy ciąg znaków 02, program ustawi się na pierwszym odnalezionym dokumencie dla budynku 02001; jeśli wpiszemy ciag znaków 022 to program ustawi się na dokumencie dla budynku 02201. Jeśli chcemy wyszukiwać dokument po opisie z nagłówka dokumentu, wówczas wybieramy Kolejność według Opisu i wpisujemy początkowe znaki opisu: np. jeśli wpiszemy Bo to program ustawi się na dokumecie, w którym pierwsze znaki opisu zaczynaja się od Bo: Boczna 1, jeśli wpiszemy Boh - program ustawi się na dokumencie z początkowymi znakami opisu Boh: Boh. Września 1. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Miesiąca to musimy wpisać całą nazwę miesiąca, żeby program wyszukał na liście pierwszy dokument dla wpisanego miesiąca. Dlatego poszukiwanie pojedyńczych dokumentów według miesiąca może być mało skuteczne (szybciej dotrzemy do pierwszego dokumentu dla miesiąca poruszając się po liście za pomocą klawiszy PageUp i PageDown).
Przebieg zbiorczego wystawiania dotacji:
Wybrane naliczenia akceptujemy klawiszem Wybierz (lub Ctrl +W).
Program przystępuje do zbiorczego wystawiania dotacji. Dla każdego dokumentu naliczenia::
- program sprawdza czy jest możliwe wykonanie dotacji dla naliczenia
- dla każdego naliczenia są przeglądane wszystkie lokale z naliczenia i wyszukiwane są lokale, dla których przyznano dotację. Jeśli dla naliczenia nie znaleziono żadnych lokali z dotacjami, dokument naliczenia jest pomijany (chociaż zyskuje status wykonania dotacji: Tak ).
- dalej sprawdzana jest poprawność danych dla wystawienia dotacji dla poszczególnych lokali. Jeśli dane dla wszystkich lokali są poprawne, program tworzy zapisy dla lokalu w specjalnym rejestrze dla dotacji oraz tworzy zapisy do dokumentu księgowego.
- jeśli lokal ma wstrzymaną dotację, wówczas program tworzy zapisy w rejestrze dla dotacji (z informacją, że dotacja za dany miesiąc ma status Wstrzymana), ale nie powstają zapisy w dokumencie księgowym (bo dotacja nie jest wypłacana). Jeśli wszystkie lokale w budynku mają wstrzymane dotacje, to wówczas dokument księgowy nie powstaje.
- na ekranie są wyświetlane na bieżąco komunikaty o przebiegu wykonywania dotacji dla poszczególnych naliczeń/lokali.
Przerwanie wykonywania dotacji:
Nacisnąć (jeden raz) kalwisz ESC. Potwierdzić przerwanie. Program dokończy wykonywanie dotacji dla bieżącego naliczenia. W raporcie z przebiegu wykonywania dotacji pojawi się informacja o przerwaniu na życzenie użytkownika.
Raport z przebiegu wykonania zbiorczego wykonywania dotacji:
Po zakończeniu wykonywania dotacji pojawia się informacja zbiorcza o ilości wybranych naliczeń do wykonania dotacji oraz o ilości naliczeń, dla których pomyślnie zakończono wykonywanie dotacji. Można również wydrukować raport ze szczegółowymi informacjami. Stanowczo polecamy wydrukowanie raportu szczegółowego po zakończeniu działania funkcji. Należy przeanalizować wydruk, sprawdzić, dla których dokumentów naliczenia nie udało się wykonanie dotacji, usunąć przyczynę ewentualnych błędów i ponownie wystawić dotacje. Poniżej przykładowy wydruk szczegółowy.

RAPORT: ZBIORCZE WYSTAWIANIE DOTACJI DLA DOKUMENTÓW NALICZEŃ

Miesiąc	Budynek	Opis dokumentu	Wystawiono dotacje	Suma naliczenia	Cennik	Opis
				lub dotacji
LIPIEC	01003	Boczna 3; 01003; Lipiec	TAK	83.58	C_01003_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia
LIPIEC	02001	Boh.Września 1; 02001; Lipiec	TAK	874.22	C_02001_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia
LIPIEC	02004	Boh.Września 4; 02004; Lipiec	TAK	227.17	C_02004_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia
LIPIEC	02006	Boh.Września 6; 02006; Lipiec	TAK	185.32	C_02006_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia
LIPIEC	02008	Boh.Września 8; 02008; Lipiec	TAK		C_02008_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi dotacjami !
LIPIEC	02011	Boh.Września 11; 02011; Lipiec	TAK	470.44	C_02011_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia
LIPIEC	02021	Boh.Września 21; 02021; Lipiec	TAK	108.28	C_02021_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia
LIPIEC	02025	Boh.Września 25; 02025; Lipiec	TAK		C_02025_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi dotacjami !
LIPIEC	02027	Boh.Września 27; 02027; Lipiec	TAK	262.44	C_02027_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia

Zmień właściciela

Funkcja zmienia właściciela lokalu. Zmiana właściciela jest powiązana z zapisem informacji o poprzednim właścicielu do pliku z historią. Po wybraniu funkcji wyświetla się okienko pokazujące dane obecnego właściciela lokalu. W tym okienku wpisujemy datę sprzedaży lokalu. Następnie naciskamy przycisk Nowy właściciel - pojawia się okienko do wprowadzenia danych nowego właściciela. Następnie naciskamy przycisk Zmień właściciela. Program poprosi o potwierdzenie("czy chcesz zmienic właściciela lokalu......."). Po wybraniu odpowiedzi "Tak" następuje przepisanie informacji o poprzednim właścicielu do rejestru z historią, a dane nowego właściciela są zapisywane do rejestru z właścicielami lokalu. Następnie system wyświetla informację "Właściciel został zmieniony. Czy zmienić nazwę lokalu?". Jeśli odpowiemy "Tak" - jako nazwa lokalu zapisuje się nazwa właściciela (czyli pole "nazwa (1)" z rejestru kontrahentów).
Uwaga1: Program sprawdza czy data wyprowdzenia obecnego właściciela jest równa dacie wprowadzenia nowego właściciela + 1 dzień, ale pozwala wpisać daty różniące sie o więcej niż 1 dzień (tylko daje ostrzeżenie). W takim jednak przypadku użytkownik musi pamiętać, że powstanie nieciągłość dat (czyli okres, kiedy nikt nie jest właścicielem mieszkania). Program nie pozwala natomiast wpisać daty wyprowadzenia starego właściciela mniejszej niż data wprowadzenia nowego właściciela.
Uwaga2: dane o poprzednich właścicielach nie będą powiązane z rejestrem kontrahentów przez symbol kontrahenta - dane kontrahentów będą przepisane wprost do rejestru z historią. Tym samym zapisany w rejestrze z historią symbol kontrahenta może nie mieć odpowiednika w aktualnym rejestrze kontrahentów.
Historia
Funkcja wyświetla zawartość rejestru z historią, a więc dane wszystkich zarejestrowanych poprzednich właścicieli lokalu. W okienku dostępne są funkcje: Pokaż - do obejrzenia szczegółowych danych wybranego poprzedniego właściciela oraz Drukuj - do wydrukowania informacji o bieżącym i poprzednich właścicielach lokalu.

Uwzględnienie poprzednich właścicieli w prezentacji danych i wydrukach

Ustalanie właściciela lokalu na dany dzień (ta_data)
1. odszukanie bieżącego właściciela lokalu. Jeżeli bieżący właściciel nie ma daty wprowadzenia i daty wyprowadzenia przyjmujemy, że mieszka od zawsze. Właściciel na dzień ta_data: bieżący właściciel
2. jeżeli bieżący właściciel nie ma daty wprowadzenia i data wyprowadzenia >= od ta_data. Właściciel na dzień ta_data: bieżący właściciel
3. jeżeli bieżący właściciel nie ma daty wprowadzenia i data wyprowadzenia < od ta_data => nie ma właściciela na dzień ta_data. Właściciel na dzień ta_data: ??? (znaki zapytania zamiast symbolu i danych właściciela)
4. jeżeli bieżący właściciel ma datę wprowadzenia <= od ta_data. Właściciel na dzień ta_data: bieżący właściciel
5. jeżeli bieżący właściciel ma datę wprowadzenia > od ta_data => właściciel bieżący wprowadził się później => trzeba szukać właściciela historycznego. Trzy przypadki:
a. lokal w ogóle nie ma historii. Właściciel na dzień ta_data: ??? (znaki zapytania zamiast symbolu i danych właściciela)
b. lokal ma historię, ale nie ma właściciela na dzień ta_data. Właściciel na dzień ta_data: ???
c. lokal ma historię i udało się odszukać właściciela na dzień ta_data. Właściciel na dzień ta_data: odnaleziony właściciel historyczny

Sposób prezentacji danych właściciela:
I. Naliczenia:
1. dla wykonywania bieżących naliczeń - nie sprawdza danych historycznych, nie sprawdza dat wprowadzenia, wyprowadzenia tylko bierze aktualnego właściciela przypisanego do lokalu.
2. wyświetlanie naliczeń opłat - dopasowuje lokatora do historii i wyświetla właściciela zgodnego z datą naliczenia (naliczenie na dzień).
3. Wydruki naliczeń
- wydruk naliczenia dla jednego lokalu - drukuje właścicieli zgodnych z datą naliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje ???.
- wydruk naliczenia dla wszystkich lokali - drukuje właścicieli zgodnych z datą naliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje ???.
- wydruk na budynki - Drukuje właścicieli zgodnych z datą naliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje puste pole w miejscu danych właściciela.
- wydruk naliczeń dla korespondencji seryjnej - nie da się uwzględnić właścicieli historycznych, bo sposób działania wydruku jest następujący: dla każdego kontrahenta (właściciela) z zakresu szuka, do którego lokalu właściciel jest przypisany - a historyczny właściciel nie jest przypisany do żadnego lokalu! Czyli wydruk naliczenia dla poprzedniego właściciela można realizować tylko pojedyńczo dla wybranego lokalu, nie z korespondencji seryjnej.
4. wystawianie faktur, rachunków, przelewów, dotacji
a. faktury - ustala wlaściciela na dzień naliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi być zdefiniowany w rejestrze kontrahentów (moduł fakturowania to sprawdza). Faktury są wystawiane jeśli ustalony na dzień właściciel miał rodzaj dokumentu FAKTURA.
b. rachunki - ustala wlaściciela na dzień naliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi być zdefiniowany w rejestrze kontrahentów (moduł fakturowania to sprawdza). Rachunki są wystawiane jeśli ustalony na dzień właściciel miał rodzaj dokumentu RACHUNEK.
c przelewy - ustala wlaściciela na dzień naliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi być zdefiniowany w rejestrze kontrahentów. Przelewy są wystawiane jeśli ustalony na dzień właściciel miał przypisany wzór przelewu.
d. dotacje - ustala wlaściciela na dzień naliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi być zdefiniowany w rejestrze kontrahentów i mieć zdefiniowane konto. Wystawiane są dotacje tylko jeśli podczas wykonywania naliczenia zostały dodane dotacje dla lokalu. Wydaje się, że dotacje dla wlaścicieli historycznych są bardzo mało prawdopodobne, bo zazwyczaj dokument księgujący dotacje jest wykonywany na bieżąco po zaksięgownaiu naliczenia.
II. Rozliczenia mediów
1. dla wykonywania bieżących rozliczeń mediów - nie sprawdza danych historycznych, nie sprawdza dat wprowadzenia, wyprowadzenia tylko pobiera aktualnego właściciela przypisanego do lokalu.
2. wyświetlanie rozliczeń mediów - dopasowuje lokatora do historii i wyświetla właściciela zgodnego z datą rozliczenia (rozliczenie na dzień).
3. Wydruki rozliczeń mediów
- wydruk rozliczenia dla jednego lokalu - drukuje właścicieli zgodnych z datą rozliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje ???.
- wydruk rozliczenia dla wszystkich lokali - drukuje właścicieli zgodnych z datą rozliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje ???.
- wydruk na budynki - Drukuje właścicieli zgodnych z datą rozliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje puste pole w miejscu danych właściciela.
- wydruk naliczeń dla korespondencji seryjnej - nie da się uwzględnić właścicieli historycznych, bo sposób działania wydruku jest następujący: dla każdego kontrahenta (właściciela) z zakresu szuka do którego lokalu właściciel jest przypisany - a historyczny właściciel nie jest przypisany do żadnego lokalu! Czyli wydruk rozliczenia mediów dla poprzedniego właściciela można realizować tylko pojedyńczo dla wybranego lokalu, nie z korespondencji seryjnej.
4. wystawianie faktur, rachunków
a. faktury - ustala wlaściciela na dzień rozliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi byc zdefiniowany w rejestrze kontrahentów (moduł fakturowania to sprawdza). Faktury wystawiane są jeśli ustalony na dzień właściciel miał rodzaj dokumnetu FAKTURA.
b. rachunki - ustala wlaściciela na dzień rozliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi byc zdefiniowany w rejestrze kontrahentów (moduł fakturowania to sprawdza). Rachunki wystawiane są jeśli ustalony na dzień właściciel miał rodzaj dokumnetu RACHUNEK.

Znajdź: lokal, następny lokal
Zestaw funkcji do wyszukiwania lokali w budynku. Funkcje umożliwiają odszukanie lokalu o określonym symbolu, nazwie lub klasyfikacji. Warunki na wyszukanie lokalu wpisujemy w okienku, które pojawia sie po uruchomieniu funkcji Znajdź lokal. Funkcja Znajdź następny wyszukuje kolejne wystąpienie lokalu spełniającego warunki wpisane w pierwszym okienku. Poszukiwanie kolejnego wystąpienia lokalu w budynku można również uruchomić używając kombinacji klawiszy: Ctrl +N.
Uwaga: poszukiwanie lokalu następuje tylko w obrębie wybranego budynku.

Znajdź właściciela:
Funkcja służy do wyszukiwania wszystkich lokali dla wybranego właściciela. Poszukiwanie odbywa się tylko w obrębie wybranego budynku. Funkcję uruchamiamy z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Znajdź->Właściciela lub używając kombinacji klawiszy: Ctrl +W. Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzenia Warunku na szukanie właściciela. Dostępne są trzy pola, wypełniamy jedno z nich.
- podaj pełny symbol właściciela - tutaj wpisujemy pełny symbol właściciela lokalu (jeśli symbol ten znamy). Pod klawiszem F2 podpowiedź: wyświetla się rejestr kontrahnetów. Uwaga: po wyświetleniu rejestru kontrahentów możemy wyszukiwać właściciela lub zakładać filtr na rejestr za pomocą funkcji Znajdź.
- podaj część symbolu właściciela - tutaj możemy wpisać część symbolu właściciela. Jeśli nie znamy całego symbolu, wpisujemy np. ciąg znaków 01001 i program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których symbolu zawarty jest ciąg znaków 01001. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
- podaj imię/nazwisko - tutaj wpisujemy część lub całość nazwiska/imienia właściciela. Program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których nazwie zawarty jest wpisany ciąg znaków. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
W dolnej części okienka mamy możliwość wyboru:
Uwzględniać historię lokali: Nie/Tak.
Jeśli wybierzemy uwzględnianie historii lokali, to program po przeszukaniu rejestru aktualnych właścicieli lokali przejdzie do przeszukiwania rejestru z poprzednimi (historycznymi) właścicielami lokali.
Po wybraniu symbolu właściciela program wyszukuje lokal dla tego właściciela w budynku i podświetla rekord z lokalem właściciela. Jeśli wybrany właściciel posiada więcej niż jeden lokal, to po wyświetleniu danych dla jednego lokalu następuje pytanie:
Wyświetlić następny lokal? Tak/Nie.
Użytkownik decyduje czy chce kontynuować wyświetlanie danych dla kolejnego lokalu właściciela. Jeśli zaznaczono uwzględnianie historii lokali, to po wyświetleniu wszystkich lokali przypisanych aktualnie do właściciela, program przechodzi do poszukiwania wlaściciela w danych historycznych dla lokali. Jeśli znajdzie dane w historii właścicieli lokali, to podświetla w okienku rekord lokalu, w którym właścicielem historycznym jest wybrany właściciel. Żeby obejrzeć dane szczegółowe trzeba uruchomić funkcję Właściciel->Historia.

Dodawanie lokali wg wzorcowego budynku
Żeby ułatwić sobie dodawanie lokali można założyć budynek wzorcowy (musi mieć nazwę WZORZEC). Definujemy w nim typowy lokal (lokale). Przypisujemy im cechy, które chcemy powielać w innych zakładanych dla wspólnoty lokalach - np. parametry (powierzchnia, ilość osób), liczniki (licznik wody, licznik CO), opłaty (które wcześniej zdefiniowaliśmy). Możemy przypisać parametrom w lokalach wzorcowych wartości- przepiszą się one wówczas do zakładanych lokali. Ma to sens np. jeśli w budynku są lokale o takiej samej powierzchni albo każdy lokal ma garaż o takiej samej powierzchni. Zasadniczo lokale wzorcowe nie powinny mieć przypisanych wartości do parametrów, po dodaniu lokalu trzeba uzupełnić parametry wartościami dla tego lokalu. Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Budynki->Lokale->Operacje->Dodaj w/g wzorca.

Parametry
Funkcja służy do wprowadzania parametrów dla lokali. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Parametry. Po ustawieniu się na wybranym lokalu i wybraniu tej funkcji pojawi się okienko zawierające informacje o parametrach przypisanych do lokalu. Jeżeli okienko jest puste, to oznacza, że dla lokalu nie wprowadzono żadnych parametrów.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Usuń
- Historia
Dodawanie nowych parametrów dla lokalu:
Dane dotyczące parametrów dla lokali wprowadzamy bezpośrednio w liniach okienka z parametrami. Nowy parametr dodajemy w pustej linii. Są trzy sposoby dodania pustej linii w celu wprowadzenia paramteru:
- gdy okienko z parametrami jest puste (dodajemy pierwszy parametr): klikamy lewym klawiszem myszki w pierwszą pustą linię w okienku.
- gdy są już dodane parametry dla lokalu: ustawiamy się w ostatniej linii z parametrem i przesuwamy się strzałką w dół na pierwszą pusta linię
- gdy są już dodane parametry dla lokalu: ustawiamy się w dowolnej linii z parametrem i naciskamy jednocześnie klawisze Ctrl i PageUp: nad linią, w której się ustawiliśmy pojawi się pusta linia do wprowadzenia danych parametru.
Znaczenie poszczególnych pól w linii do dodawania/zmieniania parametru:
- Symbol - symbol parametru ze zdefiniowanego wcześniej rejestru definicji parametrów (patrz opis Definicje parametrów). Po naciśnięciu klawisza F2 pojawi się podpowiedź: lista zdefiniowanych parametrów do wyboru.
- Opis - nazwa pobierana z definicji parametru, nie można tutaj zmieniać.
- jednostka miary - pobierana z definicji parametru, nie można tutaj zmieniać.
- wartość: wartość parametru dla lokalu.
Usuwanie parametrów dla lokalu
W celu usnięcia parametru należy ustawić się na linii z parametrem przeznaczonym do usunięcia i wybrać funkcję Usuń z górnego menu lub nacisnąć jednocześnie klawisze Ctrl i PageDown.

Historia parametru
Funkcja służy do wprowadzenia informacji o zmianach wartości parametru.
Dostępne funkcje:
- Zmień wartość
- Wyświetl
Po uruchomieniu funkcji Zmień wartość pojawia się okienko do wprowadzenia nowej wartości parametru. Znaczenie poszczególnych pól w okienku do zmieniania wartości parametru:
Część dotycząca poprzedniej wartości:
- Symbol - symbol parametru, nie można zmieniać
- opis - nazwa parametru, nie można zmieniać
- jednostka miary - pobierana z definicji, nie można zmieniać.
- stara wartość: obecnie obowiązująca wartość parametru, nie można zmieniać
- wartość obowiązuje od: data, od której obowiązuje stara wartość parametru (wpisywać tylko gdy pole jest puste puste)
- wartość obowiązuje do: data, do której obowiązuje stara wartość parametru: należy wpisać datę końca obowiązywania wartości parametru; podpowiada się bieżąca data (data wejścia do programu PerseusWM).
Część dotycząca nowej wartości:
- Symbol - symbol parametru, nie można zmieniać
- opis - nazwa parametru, nie można zmieniać
- jednostka miary - pobierana z definicji, nie można zmieniać.
- nowa wartość: nowa wartośc parametru
- wartość obowiązuje od: data, od której obowiązuje nowa wartość parametru: data większa o jeden dzień niż data do obowiązywania starego parametru.
- wartość obowiązuje do: data, do której obowiązuje stara wartość parametru, nie można zmieniać.

Po nacisnięciu przycisku Zmień, stara wartość zostanie przepisana do archowum, a nowa wartość stanie się bieżącą wartością parametru.
Szczegółowy opis zasad posługiwania się historycznymi danymi parametrów znajduje się w dalszej części podręcznika - patrz opis funkcji Uwzględnienie historii parametru w naliczeniach opłat i rozliczeniach kosztów

Po uruchomieniu funkcji Wyświetl na ekranie pojawia się okno zawierające listę poprzednich wartości parametru wraz z datami obowiązywnia. Istnieje możliwość wydrukowania listy za pomocą funkcji Drukuj.

Uwzględnienie historii parametru w naliczeniach opłat i rozliczeniach kosztów.
Jeśli w definicjach opłat, kosztów, formuł używany jest parametr, to podczas wykonywania obliczeń program pobiera dla poszczególnych lokali bieżącą wartość parametru. Możliwe jest sięganie do historycznej wartości parametru podczas wykonywania obliczeń. W tym celu niezbędne jest ustawienie parametru Administrator wspólnoty -> Parametry wspólnot -> Księgowanie naliczeń -> Uwzględniać historię parametru w naliczeniach i kosztach (ustawienie parametr: patrz opis). Należy pamiętać o tym, że parametr obowiązuje jednocześnie w naliczeniach i kosztach (czyli nie można uwzględniać historii parametru tylko w kosztach albo tylko w naliczeniach).

Sposób pobierania historycznej wartości parametru:

1. ustalenie daty do poszukiwania historycznej wartości:
a. dla naliczeń opłat: data naliczenia. Korekta naliczenia: data korekta na dzień.
b. dla rozliczenia kosztów: data otrzymania faktury.
c. dla kosztów w czasie: data początku rozliczanej raty kosztowej
d. dla rozliczeń mediów (ma znaczenie tylko dla dokumentów typu Rozliczenie zaliczek (RZ), wówczas gdy w definicji rozlicznia jest zaznaczone Wyrażenie na wartość, według kosztu): data rozliczenie na dzień. Korekt dla dokumentów typu RZ nie wykonuje się.
e. podczas testowania wartości opłat, kosztów, rozliczeń mediów, formuł i stałych:
- testowanie z parametrami (funkcja Zobacz z parametrami): w okienku do wprowadzania parametrów pojawia się możliwość wprwadzenia daty (Na dzień:)
- testowanie bez parametrów (funkcja Zobacz wartości): daty nie wprowadza się, jeśli wcześniej nie wprowadzono daty Na dzień:, program przyjmuje datę pustą.
2. Pobranie historycznej wartości parametru:
a. jeśli daty nie wprowadzono (data jest pusta ) lub nie jest zaznaczony parametr Uwzględniać historię parametru, podczas wykonywania obliczeń program pobiera bieżącą wartość parametru, bez sięgania do historii.
b. Jeśli jest zaznaczony parametr Uwzględniać historię parametru, program szuka historii parametru dla ustalonej daty:
- jeśli parametr nie ma historii: pobiera bieżącą wartość parametru
- jeśli parametr ma historię, ale nie można ustalić wartości parametru obowiązującej dla ustalonej daty: pobiera bieżącą wartość parametru
- jeśli parametr ma historię i jest spełniony warunek: ustalona data jest większa lub równa od daty początku obowiązywania parametru historycznego i ustalona data jest mniejsza lub równa od daty końca obowiązywania parametru historycznego, program pobiera historyczną wartość parametru.

Uwagi praktyczne:
1. Jeśli w wyniku pomyłki we wprowadzaniu historii parametru, w rejestrze z parametrami historycznymi znajdzie się kilka rekordów obowiązujących dla jednej daty, to program odczyta wartość parametru historycznego dla tego rekordu, który ma najmniejszą wartość pola data poczatku obowiązywania parametru.
2. Koszty/koszty w czasie: należy pamietać o tym, że jeśli chcemy np. wprowdzić historię parametru i jeszcze raz przeliczyć koszt dla wprowadzonej wcześniej faktury kosztowej, to należy usunąć rozpisanie kosztu (Usuń rozpisanie) i jeszcze raz rozpisać koszt (Rozpisz koszt). Bo program działa w taki sposób, że jeśli ma koszt rozpisany według danego symbolu, to, jeśli nie zmienimy symbolu kosztu, odczytuje zapisy, a nie przelicza od nowa wartości dla poszczególnych lokali. Taki sam mechanizm trzeba zastosować jeśli zmieniono definicję kosztu.
3. Testowanie: jeśli najpierw testowano opłaty, koszty lub formuły z parametrami i wpisano datę Na dzień, to program tą datę zapamiętuje.Jeśli potem testuje się bez parametrów to program i tak odczytuje uprzednio wprowadzoną datę Na dzień. Żeby wówczas uzyskać testowanie z bieżącą wartością parametru, trzeba albo: wyjść i wejść ponownie do programu, albo przestawić parametr w parametrach dla naliczeń i opłat (na Nie uwzględniać historii parametru), albo testować z parametrami i wpisać bieżącą datę).

Innym sposobem wykorzystania zmian w wartości parametru jest rozliczenie mediów: rozliczenie opłat w czasie. Patrz opis Rozliczenie opłat w czasie.

Liczniki
Funkcja służy do wprowadzania podstawowych danych o licznikach oraz informacji o odczytach liczników. Rozróżniamy liczniki dla budynków oraz liczniki dla lokali.
Liczniki dla lokali
Funkcja jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Liczniki. Po ustawieniu się na wybranym lokalu i wybraniu tej funkcji pojawi się dwuczęściowe okienko zawierające informacje o licznikach przypisanych do lokalu.
W górnym okienku wyświetla się lista liczników przypisanych do lokalu. Po ustawieniu się w górnym oknie na wybranym liczniku, w dolnym oknie pojawiają się informacje o wprowadzonych odczytach dla tego licznika. Jeżeli dolne okienko jest puste, to oznacza, że dla licznika nie wprowadzono żadnych odczytów.

Tytuł pomocy: Wspólnoty

Spis treści:

Instalacja i konfiguracja programu

Opis funkcji

	Data modyfikacji: 29.07.2010