Tytuł pomocy: Korespondencja seryjna
|
Spis treści:
Zastosowanie
Moduł przeznaczony jest do przygotowywania
korespondencji seryjnej adresowanej do obecnych i potencjalnych kontrahentów.
Dostępny jest w grupie funkcji Moduły
Przygotowanie korespondencji
seryjnej
Proces przygotowania korespondencji seryjnej
można podzielić na trzy etapy: zdefiniowanie książki adresowej, zdefiniowanie
wzorów pism oraz wygenerowanie pism wg wybranego wzoru adresowanych
do wybranych firm (osób).
Książka adresowa
Książkę adresową można
tworzyć na podstawie danych zawartych w rejestrze kontrahentów i w wykazie
uzupełniającym.
Rejestr kontrahentów i wykaz uzupełniający
są dostępne dla wszystkich użytkowników danej księgi. Natomiast definiowana
książka adresowa jest przypisana indywidualnie do użytkownika. Dzięki temu
korzystający z korespondencji seryjnej mogą tworzyć własne bazy adresowe
bez obawy zakłócenia pracy innemu użytkownikowi systemu.
W książce adresowej przechowywane są
następujące informacje: symbol kontrahenta, nazwa firmy, adres, telefony,
fax i adres e-mail. Użytkownik ma możliwość zadecydowania o tym, jakie
informacje o adresacie i w jakiej kolejności będą wyświetlane na ekranie.
W dolnej części ekranu (poniżej listy adresatów) wyświetlane są pełne informacje
o bieżącym (podświetonym) adresacie.
Dostępne funkcje
Operacje
dopisz
z rejestru kontrahentów -
automatyczne dopisanie adresatów
wybranych z rejestru kontrahentów. Użytkownik dokonuje wyboru poprzez zaznaczenie
opcji symbole i podanie zakresu symboli kontrahentów (symbole dostępne
pod F2) lub poprzez zaznaczenie opcji 'wg warunku' i podanie warunku
dopisz
z rejestru uzupełniającego -
automatyczne dopisanie adresatów wybranych z rejestru
uzupełniającego. Sposób wyboru tak jak opisany wyżej. Dopisywanie
adresatów do rejestru uzupełniającego możliwe jest z opcji Przeglądanie/
Rejestr uzupełniający.
zaznaczanie
i odznaczanie -
funkcje te umożliwiają użytkownikowi
zadecydowanie, dla których adresatów mają być wygenerowane pisma. Wyboru
adresatów można dokonać również w trakcie generowania pism. Zaznaczenie
adresata jest równoważne z uwzględnieniem jego danych w trakcie generowania
korespondencji seryjnej
zaznacz wszystko - zaznaczone
zostaną wszystkie pozycje książki adresowej;
zaznacz wg warunku - zaznaczeni
zostaną tylko wybrani adresaci. Sposób wyboru identyczny jak przy dopisywaniu
do książki adresowej;
odznacz wszystko - Usunięcie
zaznaczenia dla wszystkich pozycji książki adresowej;
odznacz wg warunku - zaznaczenie
zostanie usunięte tylko wybranym adresatom. Sposób wyboru identyczny jak
przy dopisywaniu do książki adresowej
usuwanie
-
funkcje umożliwiają usunięcie adresatów
z książki adresowej (pozostaną nadal w rejestrze kontrahentów i w rejestrze
uzupełniającym)
usuń bieżącego - usunięty
zostanie bieżący (podświetlony) adresat;
usuń wszystko - usunięte
zostaną wszystkie pozycje książki adresowej;
usuń wg warunku - usunięci
zostaną tylko wybrani adresaci. Sposób wyboru isentyczny jak przy
dopisywaniu do książki adresowej
Przeglądanie
rejestr
kontrahentów - możliwość obejrzenia rejestru kontrahentów
Dodatkowa baza zawierająca informacje
o potencjalnych kontrahentach. Zawartość rejestru jest dostępna dla wszystkich
użytkowników danej księgi. Istnieje możliwość dodania nowego adresata,
zmiany danych już istniejącego, usunięcia adresata z rejestru. Symbole
adresatów są poprzedzane znakiem "!" dla odróżnienia od kontrahentów z
rejestru kontrahentów. Dodatkowo istnieją możliwości wyszukania adresata
wg warunku ,wyświetenia adresatów spełniających podany warunek i
wydrukowania zawartości rejestru.
Drukuj - Drukowanie
książki adresowej. Użytkownik sam decyduje o drukowanych informacjach i
ich kolejności
Zakończ - opuszczenie książki adresowej, powrót
do menu głównego
Wzory dokumentów
Po uruchomieniu funkcji wyświetlana jest lista zdefiniowanych wzorów pism.
Dostępne opcje:
Operacje
dodaj - funkcja służy do definiowania
wzoru pisma. Sposób definiowania pisma - patrz Dodanie pisma
zmień - funkcja słuzy do zmiany treści
pisma
Znajdź - grupa funkcji pozwalająca na wyszukanie pisma
wg podanego warunku(pismo, następne pismo) lub wyświetlenie
listy pism spełniających podany warunek (filtr)
Zakończ - opuszczenie wykazu wzorów dokumentów, powrót
do menu głównego
Definiowanie pisma
W trakcie definiowania pisma podajemy następujące informacje:
informacje identyfikujące pismo:
numer pisma
- nadawany przez program, niedostępny dla użytkownika
wyróżnik -
identyfikator pisma
opis dokumentu -
dokładniejsza informacja o zawartości pisma
informacje nagłówka pisma - niedostępne
dla użytkownika,w trakcie generowania pisma seryjnego system będzie pobierał
nazwę firmy ( imię i nazwisko osoby) oraz adres adresata
zawartość pisma
tytuł -
tekst, na wydruku zostanie wyśrodkowany
treść pisma
- po naciśnięciu przycisku przywołany zostanie prosty edytor (notepad),
który umożliwi zredagowanie dowolnego pisma
podpis - 3
linie, na wydruku zostanie dosunięty do prawego marginesu
Dostępne są następujące opcje
zapisz - dopisanie pisma do listy
pism, powrót do wykazu pism
zrezygnuj - powrót do wykazu pism
bez zapisywania pisma
Drukowanie dokumentów
Ostatni etap tworzenia korespondencji seryjnej.
Użytkownik podaje następujące informacje:
data dokumentu
wzór dokumentu - pod F2 dostępna jest
lista wzorów. Grupa funkcji Znajdź umożliwia szybkie dotarcie
do szukanego wzoru
(wyszukanie wzoru pisma spełniającego warunek, wyświetlenie wzorów
pism spełniających zadany warunek) a funkcja Wydruk wzoru
- próbny wydruk pisma
początkowa liczba dziennika -
tworzona jest na podstawie prefixu (znaki poprzedzające numer porządkowy
pisma), numeru porządkowego i sufixu (znaki po numerze porządkowym
pisma). W polu numer podajemy numer porządkowy pierwszego pisma w danej
serii. Tekst podany w polach sufix i prefix jest podpowiadany przy kolejnym
wejściu do drukowania dokumentów, może być zmieniony.
lista adresatów - po uruchomieniu
przycisku pojawia się książka adresowa, dostępne są funkcje zaznaczania
i odznaczania adresatów
dane nadawcy - użytkownik może wybrać
jedną z opcji :
drukować -
dane są pobierane z danych o firmie (Obsługa,Administrator, Ustawienia,Dane
o firmie), logo i tło dokumentu z ustawień szaty graficznej
raportu ( Obsługa, Administrator,Ustawienia, Ustawienia globalne). Zawsze
drukują się: nazwa i adres firmy oraz numer KRS, opcjonalnie: numery telefonów,
adres e-mail, konta bankowe, NIP, REGON, skład zarządu i kapitał akcyjny.
Opcję należy zaznaczyć gdy pismo nie jest drukowane na papierze firmowym.
nie drukować
- ustawienie polecane gdy pismo drukowane jest na papierze firmowym.
Dostępne opcje:
drukuj - generowanie serii pism
(format html), po wykonaniu wydruku program powraca do dialogu pozwalając
drukować następną serię pism
zrezygnuj - opuszczenie funkcji Drukowanie
dokumentów, powrót do menu głównego
