Spis treści:
Ogólna charakterystyka
Moduł służy do rejestrowania faktur przychodzących do
firmy. Jego wydzielenie pozwala na prowadzenia go poza księgowością np. w
sekretariacie, jednocześnie umożliwiając korzystanie z istniejącej w programie
bazy kontrahentów. Zapewnia przeglądanie i szybkie wyszukiwanie wpisanych
dokumentów. Istnieje możliwość przenoszenie danych do dokumentów księgowych
zgodnie z dekretacją zadaną mu przez użytkownika Zawiera raporty pozwalające na
analizę wprowadzonych danych.
Zasady pracy z modułem
UWAGA ! Do prawidłowej pracy modułu wymagane jest ustawienie 35 linii na ekranie
Przewidziano
trzy etapy obsługi dokumentu:
· Wprowadzenie - podanie informacji, które nie wymagają
wiedzy księgowej. Przepisanie z faktury daty usługi, daty faktury, terminu
płatności, uwag do dokumentu, kwoty brutto, netto i VAT oraz danych dostawcy
(korzystając z rejestru kontrahentów). Wpisanie nazwiska osoby, która będzie
akceptowała dokument. Po tej operacji faktura będzie miała status wprowadzona -
wprow. W celu dopisania nowej faktury z górnego menu należy wybrać funkcje Faktury,
Dodaj.
· Akceptacja - akceptację faktury przez osobę
upoważnioną. Fakturę akceptuje się poprzez wypełnienie pola Data akceptacji
w opisie faktury. Po tej operacji faktura otrzyma status zaakceptowanej -
akcept. W celu zaakceptowania faktury z górnego menu należy wybrać funkcje Faktury,
Zmień.
· Dekretacja - przeniesienie
faktury do dokumentów oczekujących. Przepisać można tylko dokument
zaakceptowany. Po zakończeniu tej operacji faktura zmieni status na zaksięgowana
- dekret.
Opis funkcji
Po uruchomieniu funkcji wyświetlany jest wykaz
zarejestrowanych faktur przychodzących.
Dostępne funkcje w górnym menu:
Zakończ
- zakończenie pracy, powrót do głównego menu.
Faktury
- operacje wprowadzania, akceptacji, modyfikacji oraz usuwania danych z
rejestru faktur przychodzących.
Dodaj -
wprowadzanie faktur do rejestru. Nie trzeba podawać wszystkich danych, niektóre
można opuścić. W takim przypadku dane te będzie można uzupełnić później np.
podczas księgowania. Po uruchomieniu funkcji pojawi
się ekran pozwalający wpisać następujące informacje:
Rodzaj dokumentu. Pole
pozwala określić typ wprowadzanego dokumentu: czy jest to faktura VAT czy inny.
Jeśli zaznaczy się Kwit (rozrachunek) dokument podczas księgowania nie będzie
wciągany do rejestru VAT. Aby zaznaczyć wybraną opcję należy ją podświetlić i
potwierdzić <ENTEREM>.
Dane
kontrahenta. Pola służące do
wprowadzenia danych o wystawcy faktury. W polu Kontrahent poprzez
klawisz funkcyjny F2 lub prawy przycisk myszy można wybrać symbol dostawcy z rejestru
kontrahentów. W przypadku, gdy jeszcze nie jest założony, system umożliwi
jego dopisanie. Pozostałe pola automatycznie się uzupełnią. Jeśli dostawca ma
nie być zapamiętany w rejestrze, to pole Kontrahent należy ominąć i
samodzielnie wypełnić pozostałe pola.
Uwaga!
Musi być wypełnione pole Kontrahent lub NIP lub obydwa.
Dane faktury. Pola do
wprowadzenia numeru i dat związanych z fakturą zgodnie z opisem. Daty należy
podać w formacie: dwie ostatnie cyfry roku, miesiąc, dzień. Program podpowiada
daty: wystawienia, otrzymania, obowiązku, terminu płatności na podstawie
wypełnionych pozostałych pól z datami, ale można je zmienić. Pole Numer
faktury musi być uzupełnione.
Wartości:. Pola
do wprowadzenia kwot z faktury. Należy podawać łączne wartości z faktury bez
rozbicia na stawki podatkowe itp. Pole Kwota NETTO musi być wypełnione.
Po wpisaniu wartości netto i wartości VAT, podpowie się wartość brutto.
Dewizy. Pola
pozwalają na wprowadzenie danych w przypadku, gdy faktura była wystawiona w
walucie obcej. W polu WartośćNETTO należy podać ilość dewiz, a następnie
ich rodzaj - klawisz funkcyjny F2 lub prawy przycisk myszy wyświetli słownik
dostępnych walut. W polu Data kursu należy podać dzień, na który jest
ustalany kurs. Po wpisaniu daty, jeśli jest wprowadzany nowy dzień lub nowa
waluta pojawi się okienko z prośbą o uzupełnienie tabeli kursów. Jeżeli nie
chcemy uzupełniać tabeli w tym momencie pole to należy pozostawić na razie
niewypełnione. Wybierając pole Kurs można obejrzeć wykaz kursu walut.
Dotyczy. Pole
pozwalające na wpisanie dodatkowych informacji o fakturze. Według niego można
później ustawić kolejność wyświetlania faktur na ekranie.
Opis. Miejsce
na wpisanie dodatkowych uwag dotyczących faktury. Pole te przepisze się podczas
księgowaniu dokumentu do treści przy koncie VAT.
Akceptacja. W
rubryce Kto akceptuje należy podać nazwisko osoby, która będzie
zatwierdzała fakturę. Pole to musi być wypełnione. Fakturę akceptuje się
poprzez wypełnienie pola Data akceptacji. Jeśli fakturę wprowadza ta
sama osoba, która ją zatwierdza, datę można wpisać od razu. W przeciwnym
wypadku pole to należy zostawić wolne.
Otrzymał. Pole
pozwala wpisać dane osoby, która otrzymała dokument.
Klasyfikacje
VAT. Po wybraniu tego
pola pojawi się okno służące do rozpisania klasyfikacji VAT i GUS oraz kwot
netto dla poszczególnych zapisów faktury. W polu Klasyfikacja należy
podać symbol klasyfikacji VAT. Lista dostępnych symboli wyświetli się po
naciśnięciu klawisza F2 lub prawego przycisku myszy. Po wyborze odpowiedniego
pole Nazwa wypełni się automatycznie. W polu GUS słownik
dostępnych możliwości znajduje się pod klawiszem F2 lub prawym przyciskiem
myszy. W polu Kwota należy podać wartość netto dla wybranych
klasyfikacji. Program nie sprawdza zgodności kwot rozpisanych w tej funkcji z
wpisanymi wcześniej kwotami.
Konta i
klasyfikacje. Daje możliwość zadekretowania wartości netto.
Pozwala na wprowadzenie kont i klasyfikacji dla poszczególnych kwot z faktury.
W odpowiednich polach można klawiszem F2 lub prawym przyciskiem myszy ściągnąć
plan kont oraz wykaz klasyfikacji. Program nie sprawdza zgodności kwot
rozpisanych w tej funkcji z wpisanymi wcześniej kwotami.
Dalej. Zaakceptowanie
podanych danych, zapisanie ich do bazy, nadanie fakturze kolejnej liczby
porządkowej i powrót do wykazu. Faktura uzyskuje status wprowadzona - wprow.
Zrezygnuj. Powrót do
wykazu faktur bez zapamiętania wprowadzonych danych.
Zmień - funkcja umożliwia akceptację oraz zmianę danych bieżącej (podświetlonej) faktury. Po jej wybraniu pojawi
się ekran opisany w funkcji Dodaj. Fakturę
akceptuje się wypełniając pole Data akceptacji. Datę należy podać
w formacie: dwie ostatnie cyfry roku, miesiąc, dzień. Przycisk
Dalej powoduje zapamiętanie zmian i powrót do wykazu faktur. Przycisk Zrezygnuj
- powrót do wykazu faktur bez zmodyfikowania danych.
Usuń - funkcja
umożliwia usunięcie bieżącej (podświetlonej) faktury. Program domaga się
potwierdzenia podjętej decyzji. Nie można usunąć faktury zaksięgowanej (o
statusie dekret).
Znajdź - grupa funkcji ułatwiających wyszukanie w
rejestrze określonej faktury lub wyświetlenia tylko faktur spełniających zadany
warunek oraz umożliwiających wykonanie czynności pomocniczych..
Znajdź - należy podać warunek, który powinna spełniać
szukana faktura. Może być to warunek złożony. System ustawi się na pierwszej
fakturze spełniającej go.
Znajdź następny - system odszuka kolejną fakturę
spełniającą warunek podany w funkcji Znajdź.
Ustaw filtr- system wyświetli tylko te faktury,
które spełniają podany warunek.
Operacje- grupa funkcji umożliwiająca obejrzenia
kontrahentów, tabeli kursów, oraz wykonanie czynności pomocniczych na
fakturach.
Kontrahenci – możliwość przeglądania rejestru kontrahentów.
Pokaż
dane kontrahenta - funkcja umożliwia obejrzenie szczegółowych danych kontrahenta z
aktualnie wybranej (podświetlonej) faktury. Można zobaczyć informacje opisowe,
a następnie wybierając odpowiednie opcje przejść do przeglądania jego konta,
transakcji oraz przelewów.
Tabela kursów walut- funkcja umożliwia przeglądanie wykazu
kursów walut, dodawanie nowych, modyfikację, usuwanie oraz drukowanie
istniejących.
Przypisz fakturę do rejestru VAT - funkcja jest
używana w przypadku, gdy faktury do części FK nie były przenoszone
automatycznie. Pozwala na połączenie dokumentu z rejestru faktur przychodzących
z fakturą z rejestru VAT. Po wybraniu funkcji pojawi się ekran z nagłówkami
rejestrów VAT do wyboru, a następnie wykaz
faktur z rejestru VAT. Należy znaleźć i podświetlić odpowiednią fakturę w
rejestrze VAT, a następnie skorzystać z opcji Wybierz. Po tej operacji
faktura w rejestrze faktur przychodzących ma zmieniany status na zaakceptowana
- dekret.
Odtwórz status - funkcja umożliwia uaktualnienie
statusu dokumentów w rejestrze faktur przychodzących np. w przypadku usunięcia
dokumentu oczekującego.
Drukuj - wydrukowanie raportu zestawiającego wprowadzone
dokumenty. W funkcję został wbudowany kreator raportów. Użytkownik sam może
zdecydować o zawartości raportu i kolejności prezentowanych danych. Po
uruchomieniu funkcji pojawia się ekran pozwalający na wybranie zakresu faktur,
których wydruk ma dotyczyć, a także sposobu ich sumowania.
Wykonanie raportu można podzielić na dwa
etapy:
1. Zdefiniowanie układu kolumn
2. Wykonanie wydruku
1. Definiowanie kolumn raportu. Tworzenie szablonu raportu
odbywa się przy pomocy kreatora raportów uruchamianego funkcją Kolumny.
Sposób definiowania raportu opisano dokładniej w rozdziale Kreator raportów. Utworzone
układy kolumn są przechowywane przez system. Aby wydrukować raport w określonym
formacie należy uruchomić funkcję Kolumny i wybrać z listy
układów właściwy szablon.
2.
Wykonanie wydruku. Należy zaznaczyć, czy dane na zestawieniu mają być sumowane po każdym
dniu wprowadzania. Raport można sporządzić na dwa sposoby:
Wydruk według przedziału. Należy w polach Numery:
od, do podać zakres liczb porządkowych faktur, które chce się
wydrukować. W przypadku pozostawienia pól pustych uwzględnione zostaną
wszystkie wprowadzone faktury.
Wydruk
według warunku. Wypełnienie opcji Warunek spowoduje
wydrukowanie wykazu tylko tych faktur, które spełniają wszystkie warunki podane
w filtrze. W przypadku nie wpisania żadnego warunku uwzględnione zostaną
wszystkie faktury.
Zrezygnuj. Funkcja spowoduje powrót do listy faktur bez
wykonania wydruku.
Dostępne funkcje pod górnym menu:
Znajdź
fakturę
- wyszukanie faktury według jej symbolu.
Znajdź
numer dziennika - wyszukanie faktury według jej liczby porządkowej w rejestrze.
Wyświetl
faktury
- można założyć filtr, aby wyświetlały się tylko faktury o wybranym statusie.
Należy zaznaczyć <ENTEREM> odpowiedni napis: wszystkie, wprowadzone,
zaakceptowane, zaksięgowane.
Kolejność - pozwala zdecydować o kolejności wyświetlania
faktur na ekranie. Mogą pokazywać się w porządku wprowadzenia (liczby
porządkowej), według osoby akceptującej lub według pola Dotyczy. Po
naciśnięciu klawisza F2 lub prawego przycisku myszki pojawi się słownik z
dostępnymi możliwościami. Obok tego pola ukazuje się napis, która opcja jest
aktualna.
Dostępne funkcje w dolnym menu – Sortowanie według filtrowania:
Sortuj według - pozwala uporządkować faktury w rejestrze
według określonej kolejności. Po naciśnięciu klawisza F2 lub prawego przycisku
myszki pojawi się słownik z dostępnymi możliwościami. Przy sortowaniu można
również skorzystać z pola Według: po naciśnięciu klawisza F2
lub prawego przycisku myszki pojawi się słownik z większą ilością dostępnych
możliwości. Aby uzyskać tę możliwość należy zaznaczyć opcję Inna kolejność: tak.
Filtr - pozwala ustawić filtr,
aby wyświetlały się tylko dokumenty wybranego typu. Po naciśnięciu klawisza F2
lub prawego przycisku myszki pojawi się słownik z dostępnymi możliwościami:
wszystkie, tylko faktury, tylko kwity.
Polecenie księgowania
Uwaga ! Tylko dokumenty o statusie zaakceptowane mogą być automatycznie przepisane do części FK.
Księgowanie
faktur
W celu
zaksięgowania faktury z rejestru faktur przychodzących, należy w menu głównym
wybrać funkcję: Dokumenty, Wprowadzanie. Odpowiednio wypełnić nagłówek dokumentu.
W oknie do wprowadzania zapisów księgowych należy podać odpowiednie konto VAT.
Otworzy się ekran służący do wprowadzania danych do rejestru VAT.
Z górnego menu należy wybrać funkcję Z faktur przychodzących. Widoczne
wówczas będą faktury z rejestru faktur przychodzących o statusie zaakceptowane.
Należy wybrać odpowiednią fakturę poprzez podświetlenie jej i akceptację
funkcji Wybierz. Do dokumentu księgowego ściągną się dane uzupełnione w
trakcie wprowadzania faktury przychodzącej. W linii zapisu księgowego związanej
z VAT pojawi się treść utworzona z numeru faktury i zawartości pola opis. W
przypadku, gdy faktura przychodząca zawierała niekompletne dane trzeba
uzupełnić brakujące dane w rejestrze VAT oraz w zapisach księgowych. Należy
postępować tak jak przy "ręcznym" wprowadzaniu
dokumentów.
Po zakończeniu
operacji przepisania danych faktura w rejestrze faktur przychodzących zmieni
status na zaksięgowana - dekret i nie można jej ponownie przepisać do FK. Gdy
księgowany dokument zostanie anulowany status faktury przychodzącej nie zmieni
się automatycznie. W takim przypadku należy skorzystać z funkcji z menu górnego
Znajdź, Odtwórz status w rejestrze faktur przychodzących.
Księgowanie kwitów
W celu zaksięgowania
wprowadzonego kwitu z rejestru faktur przychodzących, należy w menu głównym
wybrać funkcję: Dokumenty, Wprowadzanie. Odpowiednio wypełnić nagłówek dokumentu.
W oknie do wprowadzania
zapisów z górnego menu wybrać funkcje Operacje dodatkowe, Stwórz
zapisy z modułów, Z kwitów. Widoczne wówczas będą kwity z rejestru
faktur przychodzących o statusie zaakceptowane. Należy wybrać odpowiedni kwit
poprzez podświetlenie go i akceptację funkcji Wybierz. W zależności od
tego, które pola były wypełnione do dokumentu księgowego ściągną się
odpowiednie dane i konta. W polu Treść zapisu pokaże się numer kwitu.
Trzeba uzupełnić brakujące dane w zapisach księgowych. Należy postępować tak
jak przy "ręcznym" wprowadzaniu
dokumentów.
Po zakończeniu tej operacji
kwit w rejestrze faktur przychodzących zmieni status na zaksięgowany - dekret i
nie można go ponownie przepisać do FK. Gdy księgowany dokument zostanie
anulowany status kwitu nie zmieni się automatycznie. W takim przypadku należy
skorzystać z funkcji z menu górnego Znajdź, Odtwórz status w rejestrze faktur
przychodzących.
