Data modyfikacji:04.02.2005
	Przejdź na stronę główną

Tytuł pomocy: Faktury

Bieżąca praca z modułem obejmuje:
1. Wystawianie dokumentów sprzedaży i korekt do nich ( pojedyncze lub seryjne)
2. Raporty ze sprzedaży w wybranym okresie
3. Wystawianie duplikatów dokumentów
4. Generowanie dokumentu księgowego w oparciu o dane z rejestrów za wybrany okres
 

Opis funkcji

Wystawianie faktur/korekt sprzedaży

Funkcja pozwala na wystawienie dokumentu sprzedaży i korekty dokumentu sprzedaży.Wprowadzanie dokumentu sprzedaży zostało podzielone na dwa etapy:

• Wprowadzanie danych nagłówka
• Wprowadzanie zapisów faktury

O tym od jakiego etapu rozpoczniemy decyduje parametr nagłówek faktury otwierać w ustawieniach początkowych ( patrz Ustawienia początkowe).

Wprowadzanie danych nagłówka

Dialog dotyczący nagłówka dokumentu sprzedaży umożliwia wprowadzenie następujących danych:

Symbol rejestru sprzedaży – określenie rejestru, w którym faktura ma być zaewidencjonowana. Pod klawiszem F2 dostępny wykaz zdefiniowanych rejestrów sprzedaży. Domyślnie ustawia się rejestr określony w ustawieniach początkowych. System umożliwia z tej pozycji dodanie nowego rejestru sprzedaży.

Typ dokumentu sprzedaży – mamy do dyspozycji typy określające dokumenty źródłowe oraz odpowiadające im typy dokumentów korygujących.

•  FV (FVK) - faktura VAT dla płatnika, którego NIP, Regon lub PESEL jest nam znany, na fakturze drukowany jest tytuł FAKTURA VAT;

Data faktury - data wystawienia faktury w formacie RR.MM.DD. System sprawdza chronologię dokumentów zarówno pod względem dat faktur jak i ich numerów. Nie dopuszcza do sytuacji, w której dokument sprzedaży z wcześniejszą datą ma późniejszy numer ( kontrola ważna szczególnie w przypadku gdy dokumenty nie są numerowane automatycznie).

Data usługi – data wykonania usługi w formacie RR.MM.DD. System sprawdza czy prawidłowo wypełniono pole typ dokumentu sprzedaży: w przypadku gdy data usługi jest późniejsza od daty faktury – zmienia typ dokumentu na FP (faktura VAT przedpłata).

Dane płatnika – dane te można uzupełnić ręcznie, jeśli płatnik jest jednorazowy. Można też przepisać je automatycznie z rejestru kontrahentów.

Do tego celu służą dwa mechanizmy stosowane zamiennie:

Wyszukaj po nazwie - stosowany w przypadku gdy nie znamy identyfikatora kontrahenta w rejestrze kontrahentów lub chcemy dodać nowego. Wpisujemy nazwę płatnika lub jej fragment. Po potwierdzeniu system przeszukuje rejestr kontrahentów i wyświetla listę tych, którzy spełniają warunek ( w nazwie posiadają wpisany ciąg znaków) z możliwością wyboru właściwego. Do pozostałych pól (NIP, konto, nazwa i adres) przepisywane są dane wybranego kontrahenta.

Wprowadzanie zapisów faktury

Okno z danymi faktury podzielone jest na 4 obszary informacyjne:

Oświadczenie – gdy parametr zaznaczony na fakturze w miejscu podpisu płatnika widnieje napis Oświadczenie VAT

Podpis odbiorcy - zaznaczenie faktur podpisanych przez osobę upoważnioną do odbioru faktury lub wystawianych bez podpisu na podstawie oświadczenia

Osoba – nazwisko i imię osoby wystawiającej fakturę. Domyślnie podpowiada się nazwisko i imię użytkownika.
 

Dostępne funkcje – podzielono je na grupy:

Zakończ

Dalej – System kontroluje poprawność wprowadzonych danych. W szczególności domaga się rozpisania kwoty do zapłaty na terminy płatności, o ile nie uczyniono tego wcześniej ( patrz Rozpisanie terminów płatności). Poprawny dokument jest zapisywany w rejestrze sprzedaży (nadawany jest mu status wprow) i drukowany. System zapyta czy wystawiać następną fakturę. Po potwierdzeniu otworzy się dialog do wprowadzenia danych następnej faktury. Po rezygnacji nastąpi powrót do głównego menu

Podgląd wydruku – możliwość wydrukowania faktury przed jej ostateczną akceptacją. Można jeszcze skorygować dane, wybrać inny układ danych na wydruku itp.

Format wydruku – możliwość wybrania innego układu danych na fakturze

Zrezygnuj – opuszczenie faktury bez jej zapamiętania. System zapyta czy wystawiać następną fakturę i postąpi podobnie jak w przypadku funkcji dalej

Kontrahenci – obejrzenie rejestru kontrahentów

Kartoteka rozrachunkowa kontrahenta – obejrzenie kartoteki rozrachunkowej kontrahenta, dla którego wystawiana jest faktura

Kartoteka konta kontrahenta – obejrzenie kartoteki kontrahenta, dla którego wystawiana jest faktura

Kartoteka wystawionych faktur
Jednostki miar – lista zdefiniowanych jednostek miar

Formy płatności – lista zdefiniowanych form płatności

Rodzaje sprzedaży – lista zdefiniowanych rodzajów sprzedaży

Lista linii zapisów do dokumentów sprzedaży

Nagłówek faktury – możliwość powrotu do danych nagłówka faktury i ich modyfikacji

Rozpisanie terminów płatności - możliwość rozpisania kwoty do zapłaty na kilka terminów płatności i kilka form płatności. Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog, w którym definiujemy ręcznie formę płatności i jej termin lub przepisujemy automatycznie z listy form płatności po wybraniu odpowiedniej definicji. Przywołane dane można modyfikować. W przypadku gdy nie rozpiszemy terminów płatności lub rozpisaniu ulegnie niepełna kwota w trakcie akceptacji faktury ( funkcja dalej) wyświetlony zostanie omawiany dialog

Sposób postępowania przy wystawianiu dokumentu źródłowego sprzedaży

• Wprowadzenie danych nagłówka faktury – należy wypełnić pola: symbol rejestru sprzedaży; typ dokumentu (do wyboru FV,F,MP,FP); numer faktury ( gdy numeracja ręczna); format wydruku; datę faktury i usługi, dane płatnika ( w razie potrzeby również nabywcy i odbiorcy)
• Wprowadzenie zapisów do faktury – na polu treść pod F2 dostępna lista zdefiniowanych linii zapisów do dokumentu sprzedaży. W dokumencie należy zdefiniować każdy towar lub usługę w odrębnej linii.
• Ewentualne wypełnienie pól symbol i data dokumentu będącego podstawą do wystawienia faktury, uwagi, oświadczenie i podpis
• Rozpisanie kwoty do zapłaty na terminy płatności z podaniem formy płatności
• Zaakceptowanie dokumentu sprzedaży i wydrukowanie.

Sposób postępowania przy wystawianiu dokumentu korygującego
 

• Wprowadzenie danych nagłówka faktury – należy wypełnić pola tak jak przy dokumencie źródłowym oraz podać symbol dokumentu korygowanego i ewentualnie jego datę.
• Wprowadzenie do faktury zapisów korygowanych - zapisy podlegające korekcie należy wprowadzić w takiej postaci w jakiej występowały w dokumencie źródłowym i dla każdego zaznaczyć parametr korekta?. Gdy w nagłówku dokumentu został wskazany źródłowy dokument sprzedaży występujący w księdze bieżącej lub we wskazanej księdze lat ubiegłych, korygowany zapis można przepisać z listy zapisów dokumentu źródłowego dostępnej na polu treść zapisu pod klawiszem F2. Na fakturze podane kwoty netto, VAT i brutto zostaną przedstawione ze zmienionym znakiem
• Wprowadzenie do faktury zapisów skorygowanych – analogicznie jak wprowadzanie zapisów do faktury źródłowej.
• W przypadku dodatniej wartości faktury – rozpisanie kwoty do zapłaty na terminy płatności z podaniem formy płatności
• Zaakceptowanie dokumentu sprzedaży i wydrukowanie.

Sposób postępowania przy wystawianiu faktury RR źródłowej i korygującej
 

• Należy zdefiniować odrębny rejestr zakupu związany z fakturami RR i powiązać go z rejestrem VAT’u naliczonego.
• Dalsze postępowanie jest analogiczne jak w przypadku wystawiania zwykłej faktury źródłowej lub korygującej. Różnica polega na tym, że w danych nagłówka faktury powołujemy się na rejestr zakupu, a zamiast danych płatnika wprowadzamy dane sprzedawcy (rolnika) pamiętając o wypełnieniu pola nr dow. (numer dowodu osobistego).

Seryjne wystawianie dokumentów sprzedaży

Funkcja umożliwia zautomatyzowanie wystawiania typowych dokumentów sprzedaży. Przed przystąpieniem do seryjnego wystawiania dokumentów sprzedaży użytkownik definiuje szablon dokumentu sprzedaży (lub kilka szablonów) i listę adresatów, którym dokument ma być wystawiony.Po uruchomieniu funkcji pojawia się wykaz zdefiniowanych szablonów dokumentów.Dostępne funkcje zostały podzielone na grupy:

Wybierz kontrahentów – funkcja umożliwia stworzenie listy adresowej na podstawie rejestru kontrahentów i rejestru pomocniczego (patrz Książka adresowa). Przed przystąpieniem do seryjnego wystawiania dokumentów należy zaznaczyć kontrahentów, dla których mają być sporządzone faktury. Użytkownik może zaznaczać (odznaczać) wybranych kontrahentów ręcznie, ustawiając się na symbolu kontrahenta i wciskając Enter lub klikając myszką , albo automatycznie korzystając z funkcji zaznaczania (odznaczania) wg zakresu, warunku lub wszystkich. Kontrahent jest wytypowany do wystawienia faktury w momencie gdy przed jego symbolem pojawi się znak nutki.
Wydrukuj faktury – funkcja uruchamia mechanizm seryjnego drukowania faktur. Do wydruku wykorzystany zostanie wzorzec faktury podświetlony na wykazie szablonów dokumentów oraz dane poszczególnych, wybranych kontrahentów. Po uruchomieniu funkcji pojawi się możliwość wyboru miejsca drukowania. Wystawione faktury dopisywane są automatycznie do właściwego rejestru sprzedaży i nadawany jest im status wprow.
Zmień format wydruku – funkcja umożliwia zmianę układu danych na wydruku faktury

Dodaj fakturę wzorcową – definiowanie wzorcowej faktury odbywa się na tych samych zasadach jak wprowadzanie dokumentu źródłowego. Jedyną różnicą jest ograniczenie ilości informacji podawanych w części danych do nagłówka dokumentu. Użytkownik ma dostęp do następujących pól: symbol rejestru, typ dokumentu ( nie może to być typ związany z korektą), data faktury i usługi. Dane kontrahentów oraz numer faktury wstawiane są automatycznie w trakcie generowania faktur seryjnych (funkcja Wydrukuj faktury).

Zmień fakturę wzorcową – funkcja umożliwia modyfikację wybranej faktury wzorcowej. Zmianom mogą ulec dane ze wszystkich pól dostępnych w momencie definiowania wzorcowej faktury

Usuń fakturę wzorcową – możliwość usunięcia zbędnej faktury wzorcowej z wykazu

Wyświetl – grupa funkcji określająca szczegółowość danych wyświetlanych na wykazie szablonów faktur:

Zapisy do faktury – wyświetlane są dane ogólne faktury (symbol rejestru, typ dokumentu, prefiks i sufiks, symbol układu danych na wydruku, kwoty netto, VAT i brutto faktury) oraz dane poszczególnych zapisów (opis towaru lub usługi, kwoty netto, VAT zapisu, stawka VAT, kwota brutto zapisu)

Tylko nagłówki faktury- wyświetlane są wyłącznie dane ogólne faktury.

Przeglądanie wystawionych dokumentów sprzedaży

Funkcja umożliwia obejrzenie dokumentów sprzedaży w wybranym rejestrze sprzedaży, modyfikację i powtórne wydrukowanie dokumentu ( jeśli nie został jeszcze zaksięgowany), wydrukowanie duplikatu i sporządzenie raportu sprzedaży.Po wybraniu rejestru sprzedaży wyświetlony zostanie wykaz wprowadzonych do niego dokumentów sprzedaży.Dostępne funkcje

Modyfikacja faktury – Zapisy do faktury można modyfikować tylko wówczas gdy ma ona status wprow ( nie została zaksięgowana). Zmiany pozostałych danych nie są blokowane. Po modyfikacji program umożliwia wydruk faktury w postaci źródłowej.

Usunięcie faktury – usunąć z rejestru można tylko faktury o statusie wprow

Wydruk faktury - wydruk faktury w postaci źródłowej. Możliwy tylko dla faktur o statusie wprow

Duplikat faktury – drukowanie duplikatów faktur. System automatycznie nadaje numery kolejnym duplikatom. Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog informujący o numerze duplikatu i pozwalający podać jego datę. Po potwierdzeniu daty program umożliwia wybór miejsca drukowania i drukuje fakturę. Z wystawiania duplikatu można zrezygnować wciskając przycisk Zrezygnuj.

Raport kolumnowy – wielowariantowy raport sprzedaży. Umożliwia zdefiniowanie wielu szablonów wydruku o różnej zawartości informacyjnej a także wybór faktur do raportu ( zakres, faktury spełniające zadany warunek) i sposobu ich uporządkowania ( wg symbolu faktury, wg rejestrów, symboli płatników i numerów faktur). W najpełniejszej wersji raport może objąć wszystkie dokumenty sprzedaży zarejestrowane w danej księdze ( ze wszystkich rejestrów sprzedaży).

Ustaw filtr – funkcja powoduje wyświetlenie wykazu faktur spełniających zadany warunek

Szukaj według warunku – program ustawi się na pierwszej fakturze spełniającej podany warunek

Następna według warunku – program odszuka następną fakturę spełniającą warunek podany w funkcji Szukaj według warunku

Zapisy do faktury – po wybraniu tej opcji zostaną wyświetlone dane ogólne faktury (typ dokumentu, symbol faktury, data faktury, nazwa płatnika, status faktury) oraz dane poszczególnych zapisów faktury (opis towaru lub usługi, kwoty netto i VAT, stawka VAT, kwota brutto)

Tylko nagłówki faktury – po wybraniu tej opcji zostaną wyświetlone tylko dane ogólne faktury

Zapłaty -wyświetl – program na podstawie danych rozrachunkowych wyświetli stan płatności za fakturę ( oznaczenia : Zap – zapłacona, Nie – niezapłacona, Sal – częściowo zapłacona)

Zapłaty - nie wyświetlaj – stan płatności nie zostanie wyświetlony

Sortuj wg numeru faktury – ustawienie dokumentów sprzedaży wg numeracji ( po pominięciu w symbolu faktury prefiksu i sufiksu)

Sortuj wg daty faktury – ustawienie dokumentów sprzedaży wg daty faktury.

Sortuj wg nazwy kontrahenta – ustawienie dokumentów sprzedaży wg symbolu kontrahenta

Lista zapisów do dokumentów sprzedaży

Zdefiniowanie zapisu do dokumentu sprzedaży usprawnia proces wystawiania faktury. Definicja zawiera wszystkie informacje niezbędne do poprawnego wypełnienia linii opisującej towar lub usługę. Można w ten sposób opisać najczęściej sprzedawane towary lub wykonywane usługi. W trakcie wystawiania faktury, po wybraniu definicji, nastąpi przepisanie informacji w niej zawartych do faktury, gdzie mogą być modyfikowane lub uzupełniane.Po uruchomieniu funkcji pojawi się wykaz zdefiniowanych zapisów do dokumentów sprzedaży. Użytkownik może dodać nową definicję, zmienić już istniejącą, usunąć definicję z listy a także szybko wyszukać zapis po początku treści zapisu (pole opis) lub spełniający podany warunek (przycisk szukaj).

Koniec – powrót do głównego menu.

Definiowanie zapisu do dokumentu sprzedaży
Należy podać:
Treść zapisu – wpisana treść pojawi się na fakturze. Może być dowolnej długości.

Symbol PKWiU

Jednostka miary – wykaz zdefiniowanych jednostek miary pojawi się po wciśnięciu klawisza F2. W przypadku podania nowej jednostki miary system umożliwi dodanie jej do listy jednostek miar

Ilość – jeśli stale sprzedajemy tę samą ilość towaru (wykonujemy taką samą usługę) można wpisać tę ilość, w przeciwnym wypadku praktycznie jest zdefiniować zapis dla jednej jednostki a ilość modyfikować po ściągnięciu zapisu do wystawianej faktury.

Symbol klasyfikacji VAT – podajemy symbol klasyfikacji VAT związanej ze sprzedażą. Pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz zdefiniowanych klasyfikacji VAT należnego. W przypadku podania nieistniejącego symbolu system poprosi o zdefiniowanie nowej klasyfikacji VAT (patrz Klasyfikacje VAT’u należnego). Po podaniu symbolu klasyfikacji automatycznie wypełniane jest pole ze stawką VAT.

Cena– cena jednostkowa towaru lub usługi bez VAT. Po jej podaniu automatycznie wyliczane są wartości netto, VAT i brutto zapisu.

Rabat –w przypadku gdy nie występuje pole pozostaje puste. Rabat można określić na dwa sposoby:

• kwotowo – podajemy kwotę rabatu odniesioną do ceny jednostkowej.
• procentowo – wpisujemy znak % i wielkość procentową; przykładowo rabat 20 % będzie miał postać %20.System automatycznie wyliczy kwotę rabatu w odniesieniu do ceny jednostkowej i wstawi ją w pole rabatu.

Po podaniu rabatu nastąpi automatyczne wyliczenie kwot netto, VAT i brutto zapisu.

Dekret księgowy sprzedaży: może być wypełniony przez użytkownika lub automatycznie na podstawie danych przypisanych do wybranego rodzaju sprzedaży. Dostępne pola:

• Symbol rodzaju sprzedaży – symbol wg klasyfikacji GUS, z którym związany jest odpowiedni dekret księgowy zapisu; pod klawiszem F2 dostępna lista rodzajów sprzedaży. W przypadku gdy zdefiniowano kilka rodzajów sprzedaży o podanym symbolu, wyświetlona zostanie ich lista z możliwością wyboru właściwej dekretacji. Gdy podano symbol nie występujący na liście rodzajów sprzedaży system poprosi o zdefiniowanie go (patrz Lista rodzajów sprzedaży) Pola: konto i kategoria ( klasyfikacja) zostaną automatycznie wypełnione informacjami związanymi z definicją wybranego rodzaju sprzedaży, można je modyfikować . W przypadku gdy definicja rodzaju sprzedaży związana jest z kontem o atrybucie ‘do klasyfikacji ‘ i odnosi się do kilku klasyfikacji pojawi się dodatkowe okno umożliwiające rozpisanie kwoty netto zapisu na poszczególne klasyfikacje (kwota do rozpisania pojawia się pod listą klasyfikacji);
• konto – symbol konta sprzedaży, pod klawiszem F2 dostępny plan kont
• kategoria – symbol klasyfikacji, pod klawiszem F2 dostępny wykaz klasyfikacji. W przypadku konieczności rozpisania kwoty netto na kilka klasyfikacji należy wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl + L ( albo kliknąć myszką na słowie KLS);

Gdy podane konto sprzedaży ma atrybut ‘do klasyfikacji’ system kontroluje czy cała kwota netto zapisu została rozpisana na klasyfikacje.Po przypisaniu kwoty netto jednej klasyfikacji – jej symbol wyświetlony zostanie pod symbolem konta. W przeciwnym wypadku – pole pozostanie puste. Sposób rozpisania można podejrzeć wciskając kombinację klawiszy Ctrl + L ( albo klikając myszką na słowie KLS).
Dostępne funkcje:

Dalej - zapamiętanie wprowadzonej definicji zapisu i przejście do listy zapisów;
Zrezygnuj – przejście do listy zapisów bez zapamiętania nowej definicji.

Uwaga:

• Przy definiowaniu kwot można wyjść od kwoty brutto. Wówczas w trakcie definiowania zapisu podajemy: ilość 1, klasyfikację VAT i wartość brutto. System automatycznie wylicza wartość netto i VAT oraz cenę jednostkową.
• System nie wymaga podania pełnej definicji linii – można wypełnić ją częściowo, pozostałe informacje uzupełniając już w momencie wystawiania faktury. W ten sposób można zdefiniować szablony linii zapisów

Lista form płatności

W definicji formy płatności zaszyty jest tekst informujący o sposobie płatności oraz o koncie bankowym sprzedawcy jak również metoda ustalania terminu płatności. Tekst oraz termin płatności drukowane są na fakturze pod specyfikacją sprzedanych towarów i usług.
W trakcie wystawiania faktury elementy te przywoływane są po podaniu symbolu formy płatności.
    Po uruchomieniu funkcji pojawia się wykaz zdefiniowanych form płatności. Użytkownik może dodać nową definicję, zmienić już istniejącą, usunąć definicję z listy a także szybko wyszukać formę płatności o określonym symbolu.
W trakcie definiowania formy płatności należy podać:

symbol formy płatności - identyfikator,  którym przywołuje się formę płatności w trakcie wystawiania dokumentu sprzedaży (max. 8 znaków ). Nie może się powtórzyć;

opis formy płatności    - tekst opisujący sposób uiszczenia zapłaty przez kupującego. W przypadku płatności przelewem należy podać również konto bankowe sprzedawcy, na które ma wpłynąć zapłata;

Definicja dni     - określenie metody ustalania terminu płatności. Do wyboru są następujące możliwości:

• określ według danych kontrahenta. Po zaznaczeniu tego wariantu do daty faktury dodawana będzie liczba dni określona w rejestrze konrahentów
• ilość dni do zapłaty - do daty faktury dodawana będzie podana ilość dni;
• płatności na dzień ..... każdego miesiąca - podana liczba z zakresu 1-31 określa jako termin płatności konkretny dzień miesiąca. Jeśli faktura była wystawiona po tym dniu, termin płatności przypadnie na podany dzień następnego miesiąca;

Lista jednostek miar

Po uruchomieniu funkcji pojawia się wykaz zdefiniowanych jednostek miar. Użytkownik może dodać nową definicję, zmienić już istniejącą, usunąć definicję z listy a także szybko wyszukać jednostkę miary o określonym symbolu.
W trakcie definiowania jednostki miary należy podać:

Symbol jednostki miary – skrótowy symbol jednostki, będzie drukowany na fakturze. Symbol nie może się powtórzyć;

Nazwa – opis jednostki miary, ma znaczenie informacyjne, nie drukowany na fakturze.

Lista rodzajów sprzedaży (dekret księgowy)

W definicji rodzaju sprzedaży zaszyty jest symbol rodzaju sprzedaży wg GUS oraz dekretacja księgowa sprzedaży. Informacje te wykorzystywane są w momencie generowania dokumentu księgowego.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się wykaz zdefiniowanych rodzajów sprzedaży. Użytkownik może dodać nową definicję, zmienić już istniejącą, usunąć definicję z listy a także szybko wyszukać rodzaj sprzedaży o określonym symbolu.

W trakcie definiowania rodzaju sprzedaży należy podać:

Symbol rodzaju sprzedaży – jest to symbol klasyfikacji sprzedaży wg GUS. Wykaz dostępnych symboli dostępny pod klawiszem F2. Symbol rodzaju sprzedaży może się powtórzyć. Pozwala to na przypisanie jednemu rodzajowi sprzedaży wg GUS różnych dekretów księgowych;

Nazwa rodzaju sprzedaży – opis rodzaju sprzedaży, ma znaczenie informacyjne, ułatwia wybór właściwego symbolu rodzaju sprzedaży w momencie wystawiania faktury;

Konto sprzedaży – symbol konta księgowego związanego z daną sprzedażą, pod klawiszem F2 dostępny jest plan kont;

Konto klasyfikacji – symbol klasyfikacji związanej z daną sprzedażą. Pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz klasyfikacji. W przypadku gdy ze sprzedażą związanych jest kilka klasyfikacji, pole konto klasyfikacji należy pozostawić puste a symbole klasyfikacji wpisać w ramkę Rozpisz na: . Tu również dostępny jest wykaz klasyfikacji pod klawiszem F2.

Polecenie księgowania

Funkcja umożliwia wygenerowanie dokumentu księgującego dokumenty sprzedaży. Dokument ten przenoszony jest do bufora gdzie może być sprawdzony i ewentualnie poprawiony przed zaksięgowaniem.
Po jej uruchomieniu pojawia się dialog umożliwiający wybranie dokumentów sprzedaży do zaksięgowania, określenie cech dokumentu księgowego (symbolu, daty księgowania i daty dokumentu) oraz sposobu jego generowania.

Wyboru dokumentów sprzedaży do zaksięgowania dokonuje się wypełniając poniższe pola:

• Rejestr sprzedaży – uwzględnienie dokumentów sprzedaży tylko z wskazanego rejestru; pod klawiszem F2 dostępna lista rejestrów. Pole puste oznacza, że dokumenty sprzedaży pobierane będą ze wszystkich rejestrów;

• Rejestr VAT – pole informacyjne, niedostępne dla użytkownika. W przypadku wybrania konkretnego rejestru sprzedaży wypełniane automatycznie nazwą związanego z nim rejestru VAT;

• Typ dokumentu sprzedaży – uwzględnienie dokumentów sprzedaży wybranego typu; pod klawiszem F2 dostępna lista typów faktury. Pole puste oznacza, że pobrane zostaną dokumenty sprzedaży wszystkich typów;

• Status dokumentów – uwzględnienie dokumentów sprzedaży o określonym statusie księgowym; pod klawiszem F2 dostępna lista statusów. Pole musi być wypełnione. Domyślnie podpowiadany jest status wprow, który jest statusem dokumentów sprzedaży jeszcze nigdy nie ściąganych do dokumentu księgowego;

• Dokumenty w okresie – uwzględnienie dokumentów sprzedaży wystawionych w podanym zakresie dat – w przypadku gdy pola pozostaną puste – uwzględniane są wszystkie faktury spełniające pozostałe warunki.

Określenia cech dokumentu księgowego dokonuje się podając:

• Symbol dokumentu dla kont bilansowych i wynikowych – pod klawiszem F2 dostępna lista symboli;
• Symbol dokumentu dla kont pozabilansowych – pod klawiszem F2 dostępna lista symboli;
• Data księgowania- data w formacie MM.DD;
• Data dokumentu księgowego – data w formacie RR.MM.DD;
• Opis dokumentu -opis pozwalający szybko zidentyfikować zawartość dokumentu księgowego.

Określenie metody generowania dokumentu księgowego:

• Wszystkie w jeden dokument – wybrane faktury zostaną zaksięgowane w jednym dokumencie księgowym;
• Oddzielnie księgowane – każda faktura zostanie zaksięgowana odrębnym dokumentem księgowym.

Dostępne funkcje:
 

Raport z faktur do zaksięgowania – lista dokumentów sprzedaży, które uwzględnione zostaną przy generowaniu dokumentu księgowego. Zalecane jest jego wykonanie w celu sprawdzenia kompletności i prawidłowości wyboru.
Dalej – uruchomienie mechanizmu generowania dokumentów księgowych i przejście do głównego menu

Zrezygnuj – przejście do głównego menu bez generowania dokumentu księgowego.

Ustawienia początkowe (domyślne)

Funkcja pozwala na ustawienie domyślnych, w praktyce najczęściej używanych, wartości wykorzystywanych przy wprowadzaniu dokumentów sprzedaży. Przy wystawianiu nowego dokumentu sprzedaży dane te są przez system podpowiadane, co znacznie usprawnia pracę.Domyślne ustawienia zostały podzielone na następujące grupy:

Dane użytkownika – możliwość podania danych o własnej firmie niezbędnych dla wystawienia faktury o ile nie zostały uzupełnione w funkcji Dane o firmie(Obsługa – Administrator – Ustawienia). Po uruchomieniu funkcji przywoływany jest dialog identyczny jak w funkcji Dane o firmie, wspólne jest również miejsce przechowywania informacji. Po zaakceptowaniu danych (przycisk Dalej) nastąpi powrót do okna z grupami ustawień.

Ustawienia nagłówka dokumentu sprzedaży – pozwalają wskazać domyślny (w praktyce najczęściej używany) rejestr sprzedaży i typ dokumentu sprzedaży. System automatycznie wypełnia pola prefiks i sufiks zgodnie z danymi definicji rejestru. Lista rejestrów dostępna jest na polu Rejestr sprzedaży pod klawiszem F2. Przycisk Zakończ powoduje powrót do okna z grupami ustawień.

Ustawienia linii zapisu dokumentu – możliwość podania najczęściej używanych : jednostki miary; klasyfikacji VAT ( stawka VAT uzupełniana automatycznie przez system na podstawie danych klasyfikacji VAT); symbolu rodzaju sprzedaży wg GUS, konta księgowego sprzedaży netto i klasyfikacji (księgowej) tej sprzedaży. Na wszystkich polach pod klawiszem F2 dostępne są listy zdefiniowanych danych z możliwością wyboru właściwej. Przycisk Zakończ powoduje powrót do okna z grupami ustawień.

Ustawienia nagłówka dokumentu księgowego – pozwalają wskazać domyślne: symbol dokumentu z księgowaniami bilansowymi i wynikowymi; symbol dokumentu z księgowaniami pozabilansowymi; księgowe konto i klasyfikację sprzedaży. Na wszystkich polach pod klawiszem F2 dostępne są listy zdefiniowanych danych z możliwością wyboru właściwej. Przycisk Zakończ powoduje powrót do okna z grupami ustawień.

Ustawienia parametrów dodatkowych – pozwalają wskazać najczęściej wykorzystywane:

• format wydruku faktury – sposób rozmieszczenia danych na fakturze, pod klawiszem F2 dostępna lista formatów;
• rodzaj płatności – sposób płatności, konto i termin płatności, pod klawiszem F2 dostępna lista rodzajów płatności;
• nagłówek faktury – określenie sposobu edytowania danych do wystawiania faktury. Gdy zaznaczone otwierać (nutka przed otwierać), w momencie wystawiania nowej faktury system wyświetli dialog umożliwiający wprowadzenie danych kontrahenta, symbolu faktury i dat; w przeciwnym wypadku od razu wyświetlone zostaną dane dotyczące zapisów faktury. Domyślnie parametr nie jest zaznaczony.
• obrazki do faktur – określenie dostępu do plików zawierających logo firmy i tło faktury; jest to element rozszerzający możliwość ustalania szaty graficznej faktury; pod klawiszem F2 dostępny wykaz plików .gif zainstalowanych w programie.Przycisk Zakończ powoduje powrót do okna z grupami ustawień.

Gdy w grupie nie ma zdefiniowanych żadnych parametrów obok jej nazwy pojawia się napis Brak parametrów. Gdy zdefiniowano choć jeden parametr – napis brzmi Ustawione.Nie wszystkie dane wymagają zdefiniowania. Praktycznie system domaga się jedynie wprowadzenia danych użytkownika.Zdefiniowane ustawienia początkowe obowiązują dla użytkownika, który je ustawia. Oznacza to, że każdy użytkownik może mieć swój niezależny zestaw parametrów początkowych.Dostępne funkcje:

Odczytaj ustawienia wspólne - usprawnia przypisywanie ustawień domyślnych poszczególnym użytkownikom, zwłaszcza gdy jest ich wielu. Przed jej wykorzystaniem należy zdefiniować ustawienia wspólne ( są to ustawienia domyślne dla osoby Perseus). Po przepisaniu ustawień wspólnych można je modyfikować w zależności od potrzeb.
Dalej – przejście do głównego menu z zapamiętaniem nowych ustawień domyślnych;
Zrezygnuj – przejście do głównego menu bez zapamiętania nowych ustawień domyślnych.

Ustawienia początkowe można modyfikować w trakcie pracy z modułem. Od momentu modyfikacji będą podpowiadane nowe wartości.

Ustawienia do kodowania kontrahentów

Funkcja usprawnia proces zakładania nowych kontrahentów oraz związanych z nimi kont księgowych w trakcie wystawiania dokumentów sprzedaży.Należy podać następujące dane:

Konto syntetyczne płatnika – pod klawiszem F2 dostępny plan kont;

Konto rozrachunków zbiorczych – konto analityczne przeznaczone do księgowania dokumentów sprzedaży kontrahentów, dla których nie chcemy zakładać odrębnych kont księgowych;

Metodę kodowania symbolu kontrahenta – użytkownik może wybrać jedną z czterech metod tworzenia symbolu kontrahenta i symbolu konta. Mechanizm uruchamiany jest w przypadku, gdy wystawiany jest dokument sprzedaży dla nabywcy nie istniejącego w rejestrze kontrahentów:

    1. Symbol podawany ręcznie - dla tej metody nie określa się wzorca symbolu kontrahenta i konta (pola niedostępne) – użytkownik dopisuje je ręcznie.

    2. Auto.(prefiks + numer kolejny + sufiks) – system automatycznie tworzy symbol kontrahenta oraz symbol konta w oparciu o podany wzorzec (prefiks + numer kolejny + sufiks). Elementy wzorca są definiowane przez użytkownika.

    3. Auto.(prefiks + pierwsza litera nazwy + numer + sufiks) – system automatycznie tworzy symbol kontrahenta oraz symbol konta w oparciu o podany wzorzec (prefiks + pierwsza litera nazwy + numer kolejny + sufiks). Elementy wzorca są definiowane przez użytkownika.

    4. Tak jak poz.2., ręcznie w planie kont – system automatycznie tworzy symbol kontrahenta w oparciu o podany wzorzec (prefiks + numer kolejny + sufiks). Elementy wzorca są definiowane przez użytkownika. Symbol konta użytkownik dopisuje ręcznie (niedostępna definicja wzorca).

    5. Tak jak poz.3., ręcznie w planie kont – system automatycznie tworzy symbol kontrahenta w oparciu o podany wzorzec (prefiks + pierwsza litera nazwy + numer kolejny + sufiks). Elementy wzorca są definiowane przez użytkownika. Symbol konta użytkownik dopisuje ręcznie (niedostępna definicja wzorca).

Wzorzec symbolu kontrahenta i konta – określa się podając max. długość numeru (ilość cyfr) oraz prefiks i sufiks odrębnie dla symbolu kontrahenta i symbolu konta. Poniżej wyświetlany jest wygląd symbolu kontrahenta i konta, jakie zostaną stworzone w oparciu o zdefiniowane elementy wzorca. Zera oznaczają miejsca przeznaczone na numer kolejny, znak ? – miejsce, które zajmie pierwsza litera nazwy kontrahenta.

System kontroluje maksymalną długość tak stworzonego symbolu. W instalacji standardowej nie może ona przekroczyć w przypadku symbolu kontrahenta 10 znaków, a w przypadku symbolu konta 12 znaków.Dostępne funkcje:

Dalej – przejście do głównego menu z zapamiętaniem wprowadzonych zmian;
Zrezygnuj – przejście do głównego menu bez zapamiętania zmian;
Plan kont – przejście do planu kont z możliwością dodania i modyfikacji kont.

Definiowanie rejestrów sprzedaży

W definicji rejestru sprzedaży zaszyte jest jego powiązanie z rejestrem VAT, sposób numeracji dokumentów sprzedaży oraz powiązanie z rejestrem sprzedaży z ubiegłego roku obrachunkowego.Po uruchomieniu funkcji pojawia się lista zdefiniowanych rejestrów sprzedaży. Użytkownik może dodać nowy rejestr, zmodyfikować definicję już istniejącego, usunąć rejestr jeśli nie było w nim żadnego dokumentu sprzedaży, oraz szybko odszukać rejestr po podanej nazwie.

Zakończ – przejście do głównego menu.

W trakcie dodawania rejestru sprzedaży należy podać:

Symbol - symbol identyfikujący rejestr, max. 15 znaków, każdy rejestr musi mieć swoją nazwę różną od innych;

Nazwę - nazwa rejestru, ma znaczenie informacyjne, ułatwiające identyfikację rejestru, max.30 znaków;

Rejestr VAT sprzedaży – rejestr VAT, w którym ma być zarejestrowany wystawiany dokument sprzedaży. Pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz rejestrów VAT.

Uwaga  Z jednym rejestrem VAT można związać wiele rejestrów sprzedaży. Natomiast z jednym rejestrem sprzedaży może być związany tylko jeden rejestr VAT.

Dla korekt księga w latach ubiegłych – symbol księgi poprzedniego roku obrotowego, podajemy go gdy istnieje potrzeba wystawiania korekt do faktur z poprzedniego roku. Pod klawiszem F2 dostępna jest lista ksiąg.

Sposób numeracji i oznaczania dokumentów sprzedaży – na jego określenie składają się:

        * numeracja automatyczna – można zaznaczyć jeden z dwóch wariantów:

• tak - system będzie automatycznie podpowiadał kolejny numer wystawianego dokumentu sprzedaży. Pole ostatni numer wypełnia się tylko w przypadku wdrażania modułu w środku roku obrotowego, gdy chcemy zachować numerację faktur a nie chcemy uzupełniać rejestru. Wariant podpowiadany domyślnie;
• nie – użytkownik sam kontroluje i nadaje numer dokumentowi sprzedaży


* numeracja w ramach – ustawienie uwzględniane tylko w przypadku wyboru wariantu automatycznego numerowania dokumentów sprzedaży:

• rejestru – system numeruje faktury kolejno w obrębie całego rejestru; wariant podpowiadany domyślnie;
• miesięcy w rejestrze – dokumenty sprzedaży posiadają odrębną numerację w poszczególnych miesiącach, w ramach jednego miesiąca są numerowane kolejno.

Typy dokumentów – określenie typów dokumentów jakie mogą wystąpić w rejestrze oraz przypisanie im prefiksu i sufiksu. Lista typów dokumentów dostępna jest pod klawiszem F2. Symbol faktury tworzony jest wg wzoru: prefiks + numer dokumentu + sufiks.

Przy tworzeniu prefiksu i sufiksu można skorzystać ze specjalnych symboli:

• $MC – w trakcie generowania symbolu faktury system zastąpi go numerem miesiąca ( przykładowo w styczniu – 01);
• $ROK – w trakcie generowania symbolu faktury system zastąpi go dwiema ostatnimi cyframi roku (przykładowo w roku 2003 – 03)

Dostępne funkcje:

Dalej – powrót do głównego menu z zapamiętaniem nowej definicji;

Zrezygnuj – powrót do głównego menu bez zapamiętania nowej definicji.

W przypadku zmieniania definicji – postępuje się podobnie jak przy jej dodawaniu. Gdy do rejestru nie wprowadzono jeszcze żadnego dokumentu sprzedaży modyfikacji mogą ulec wszystkie elementy definicji. W przeciwnym wypadku nie można zmienić symbolu rejestru sprzedaży.

Definiowanie kontroli klasyfikacji (PKWiU)

Funkcja pozwala na wskazanie tych klasyfikacji VAT, dla których konieczne jest podanie w dokumencie sprzedaży symbolu PKWiU. System w momencie wybrania takiej klasyfikacji w linii opisującej usługę lub towar domaga się wypełnienia pola PKWiU. W przeciwnym wypadku pole może pozostać puste.Po uruchomieniu funkcji pojawia się lista klasyfikacji VAT związanych z kontrolą PKWiU. Użytkownik może dodać symbol nowej klasyfikacji, zmienić już istniejący, usunąć klasyfikację z listy lub szybko wyszukać ją po nazwie.
    W trakcie dodawania i modyfikacji pod klawiszem F2 dostępna jest lista klasyfikacji VAT. Po podaniu symbolu klasyfikacji VAT nie występującego na liście klasyfikacji VAT system umożliwi zdefiniowanie jej (patrz Definiowanie klasyfikacji VAT).

Definiowanie kontroli klasyfikacji (poza ustawą)

Funkcja pozwala na wskazanie klasyfikacji dotyczących sprzedaży poza ustawą i przypisanie im odrębnej dekretacji księgowej. System w momencie wybrania takiej klasyfikacji przypomina o ewentualnej zmianie dekretacji – i po potwierdzeniu dokonuje tej zmiany na konto i klasyfikację zapisane w definicji kontroli.
    Po uruchomieniu funkcji pojawia się lista klasyfikacji dla sprzedaży poza ustawą. Użytkownik może dodać symbol nowej
klasyfikacji, zmodyfikować istniejący lub usunąć z listy a także szybko odszukać klasyfikację po nazwie.
W trakcie dodawania i modyfikacji klasyfikacji pojawia się dialog pozwalający podać symbol klasyfikacji ( lista klasyfikacji VAT dostępna pod klawiszem F2) a także symbol konta i klasyfikacji księgowej ( plany kont i klasyfikacji dostępne pod
klawiszem F2), które powinny być użyte w momencie dekretacji zapisu faktury. Po podaniu symbolu niezdefiniowanej
klasyfikacji VAT, konta lub klasyfikacji – system umożliwi dodanie go do odpowiedniego wykazu.

Przeglądanie administratora

Administrator modułu Faktury w ramach przeglądania dokumentów sprzedaży w wybranym rejestrze uzyskuje dodatkowe możliwości pozwalające skorygować zawartość rejestru.
W grupie funkcji  Operacje dostępna jest dodatkowa funkcja Zmiana statusu faktury. Umożliwia ona chwilową zmianę statusu faktury zaksięgowanej (zaks) lub oczekującej na zaksięgowanie w buforze (odłoż) na status wprow. Dzięki temu można ją w pełni zmodyfikować lub usunąć z rejestru. Z możliwości tych należy korzystać tylko w sytuacjach awaryjnych i to bardzo ostrożnie, gdyż niosą one niebezpieczeństwo niezgodności rejestrów sprzedaży z rejestrami VAT lub powstania luk w numeracji dokumentów sprzedaży. Dlatego wszelkiego rodzaju modyfikacje faktur zaksięgowanych lub oczekujących na zaksięgowanie powinny łączyć się z ewentualnymi korektami odpowiednich dokumentów księgowych.

Działanie pozostałych funkcji jest identyczne jak opisywane w punkcie Przeglądanie wystawionych dokumentów sprzedaży.Po opuszczeniu funkcji dokumentom sprzedaży przywracany jest poprzedni status.

Emisja danych (import/eksport)

Funkcja umożliwia wyeksportowanie danych na plik tekstowy oraz wczytanie danych z odpowiednio przygotowanego pliku do rejestrów sprzedaży.Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog, pozwalający użytkownikowi wybrać jedną z dwóch opcji:

Emisja danych (eksport)

Wczytanie danych (import)

Emisja danych

Dialog umożliwia użytkownikowi wybór:

• katalogu, w którym utworzony zostanie plik z emisją. Domyślnie podpowiada się katalog export znajdujący się na ścieżce …\perseus.dat\fk. Nazwy plików zawierających dane są ściśle określone i nadawane przez system, użytkownik nie ma na nie wpływu;

• elementów bazy danych modułu fakturowania, które mają być wyeksportowane. Można wybrać dowolną kombinację danych. Wyboru elementu dokonuje się przez ustawienie się na jego nazwie i uderzenie Enter lub kliknięcie na nim myszką ( przed wybranym elementem pojawia się nutka). Ponowne użycie Enter lub kliknięcie myszką usuwa zaznaczenie. Wykaz elementów znajduje się w grupie danych zaznacz emisję. Są to:
        - definicje rejestrów faktur;
        - faktury;
        - parametry;
        - rejestr linii;
        - rejestr rodzajów sprzedaży;
        - rejestr form płatności;
        - rejestr jednostek miar.
Umożliwiono uszczegółowienie wyboru faktur przeznaczonych do wyeksportowania. Służą temu pola dostępne w grupie danych Wybór danych. Przy eksporcie faktur można ograniczyć się do wybranego rejestru sprzedaży, typu dokumentu sprzedaży, okresu, w którym faktury wystawiono lub do faktur o wybranym statusie księgowym.

Dalej – rozpoczęcie emisji wybranych danych. Po zakończeniu eksportu nastąpi powrót do dialogu Emisja danych na zewnątrz;

Zrezygnuj – powrót do dialogu Emisja danych na zewnątrz bez wykonania eksportu.

Wczytanie danych

Dialog umożliwia użytkownikowi podanie:

• katalogu, w którym znajdują się pliki z danymi do wczytania. Domyślnie podpowiada się katalog export znajdujący się na ścieżce ..\perseus.dat\fk;

• elementów bazy danych, które mają być wczytane. Użytkownika ma do dyspozycji taki sam wykaz elementów jak w przypadku eksportu danych. Sposób wyboru elementu jest również identyczny.

Dalej - rozpoczęcie wczytywania wybranych danych. System odszukuje pliki o określonych nazwach i odczytuje ich zawartość. Po zaimportowaniu danych następuje powrót do dialogu Emisja danych na zewnątrz.

Zrezygnuj - powrót do dialogu Emisja danych na zewnątrz bez wczytania danych.